PKWU - Pengujian Produk (BAB 4) (kelas XII)

BAB 4 : Pengujian Produk



1. KOMPETENSI DASAR

3.14 Menganalisis prosedur pengujian kesesuaian fungsi produk barang/jasa

4.14 Melakukan pengujian produk barang/jasa

3.15 Mengevaluasi kesesuaian hasil produk dengan rancangan

4.15 Melakukan pemeriksaan produk sesuai dengan kriteria kelayakan

produk/standar operasional

II. MATERI PEMBELAJARAN


A. Kesesuaian Fungsi Produk


Beberapa orang berpendapat bahwa yang dimaksud dimensi kualitas produk adalah aspek ciri karakteristik untuk melihat kualitas sebuah produk.Produk disini bisa berupa barang, bisa juga jasa. Dari perspektif itu, ciri karakteristik kualitas dari sebuah produk, khususnya produk yang berbentuk barang.

Berikut ini dimensi kualitas tersebut diantaranya adalah sebagai berikut:


1. Dimensi Performance (Kinerja)

Dimensi ini menyangkut karakteristik fungsi produk. Maksudnya sejauh mana produk dapat berfungsi sebagaimana fungsi utama produk tersebut. Performance atau Kinerja merupakan Dimensi Kualitas yang berkaitan dengan karakteristik utama suatu produk. Contohnya sebuah Televisi, Kinerja Utama yang kita kehendaki adalah kualitas gambar yang dapat kita tonton dan kualitas suara yang dapat didengar dengan jelas dan baik.



Gambar 4.1 Kualitas Televisi yang jernih gambarnya

Dimensi performance ini merupakan hal terpenting bagi pelanggan dan hal terpenting bagi pelanggan adalah apakah kualitas produk menggambarkan keadaan yang sebenarnya atau tidak? Apakah pelayanan diberikan dengan cara yang benar atau tidak.


2. Features (Fitur)

Features atau Fitur merupakan karakteristik pendukung atau pelengkap dari Karakteristik Utama suatu produk. Dimensi ini menyangkut kelengkapan fitur-fitur tambahan.

Maksudnya, suatu produk selain punya fungsi utama, biasanya juga dilengkapi dengan fungsi-fungsi lain yang bersifat komplemen. Misalnya, produk handphone, selain dapat digunakan untuk berkomunikasi lisan dan tulisan, juga banyak yang dilengkapi dengan fitur-fitur tambahan seperti dapar

penunjuk lokasi, kalkulator, permainan dan lain-lain. Jadi, selain fungsi utama dari suatu produk dan pelayanan, pelanggan sering kali tertarik pada kemampuan / keistimewaan yang dimiliki produk dan pelayanan).



Gambar 4.2 Aplikasi Android terdapat kalender


3. Reliability (Kehandalan)

Reliability atau Kehandalan adalah Dimensi Kualitas yang berhubungan dengan kemungkinan sebuah produk dapat bekerja secara memuaskan pada waktu dan kondisi tertentu.

Dimensi ini menyangkut kemungkinan tingkat kegagalan pemakaian. Artinya, apakah produk sering tidak dapat dioperasikan sesuai fungsi utama karena adanya masalah-masalah teknis ataukah lancar-lancar saja? Misalnya, produk smartphone BB, saat dihidupkan ternyata memerlukan waktu yang lama untuk setup dan sering prosesnya terhenti atau orang menyebutnya heng dan harus direset ulang. Atau motor baru sering macet saat digunakan. Masalah- masalah tersebut menyangkut dimensi reliabiliti.


4. Conformance (Kesesuaian)

Conformance adalah kesesuaian kinerja dan kualitas produk dengan standar yang diinginkan. Pada dasarnya, setiap produk memiliki standar ataupun spesifikasi yang telah ditentukan.

Dimensi ini melihat kualitas produk dari sisi apakah bentuk, ukuran, warna,

herar dan lain-lain sesuai dengan yang diinginkan dan apakah pengoperasiann

disain dan operasi memenuhi standard


5. Durability (Ketahanan)

Durability ini berkaitan dengan ketahanan suatu produk hingga harus diganti. Durability ini biasanya diukur dengan umur atau waktu daya tahan suatu produk.

Dimensi ini berkaitan dengan seberapa lama produk dapat terus digunakan selama jangka waktu tertentu. Tentunya dengan pola penggunaan dan perawatan yang masuk akal alias rasional. Misalnya, sepeda motor digunakan di jalan perkotaan, dengan perawatan tertentu akan dapat bertahan hingga misalnya 4

tahun.


6. Serviceability

Serviceability adalah kemudahan layanan atau perbaikan jika dibutuhkan. Hal ini sering dikaitkan dengan layanan purna jual yang disediakan oleh produsen seperti ketersediaan suku cadang dan kemudahan perbaikan jika terjadi kerusakan serta adanya pusat pelayanan perbaikan (Service Center) yang mudah dicapai oleh konsumen.

Ada yang menyebut dimensi ini dengan istilah yang lebih lengkap yakni dimensi maintainability dan servicability. Dimensi ini melihat kualitas barang dari kemudahan untuk pengoperasian produk dan kemudahan perbaikan maupun ketersediaan komponen pengganti. Jadi dimensi ini terkait dengan sejauh mana kemudahan produk untuk dapat dilakukan perawatan sendiri oleh penggunanya. Bila suatu barang, dalam hal perawatan membutuhkan perawatan khusus dan membutuhkan pihak ketiga, maka dapat dikatakan serviceability dari barang tersebut relatif rendah.

Makin rendah lagi bila selain membutuhkan pihak ketiga untuk merawatnya, pihak ketiga yang bisa merawat barang tersebut sulit dicari. Cerita yang lain terkait serviceability suatu barang, misalnya adalah apakah bila terjadi kerukan pada suatu komponen barang tersebut, maka komponen atau sparepart dari barang tersebut dapat dengan mudah diperoleh ataukah untuk mendapatkan sparepart tersebut harus dengan pengorbanan tertentu misalnya harus dilakukan


7. Esthetics (Estetika/keindahan)

Esthetics adalah Dimensi kualitas yang berkaitan dengan tampilan, bunyi, rasa maupun bau suatu produk. Contohnya bentuk tampilan sebuah Ponsel yang ingin dibeli serta suara merdu musik yang dihasilkan oleh Ponsel tersebut.

Istilah lain untuk menyebut dimensi ini adalah dimensi sensory characteristic. Dimensi ini melihat kualitas suatu barang dari penampilan, corak, rasa, daya tarik, bau, selera, dan beberapa faktor lainnya mungkin menjadi aspek penting dalam kualitas. Dimensi ini menyangkut keindahan, keserasian atau kesesuaian yang membuat enak dipandang, atau dirasakan sehingga memberikan suatu daya tarik tersendiri kepada konsumen.


8. Perceived Quality (Kesan Kualitas)

Perceived Quality adalah Kesan Kualitas suatu produk yang dirasakan oleh konsumen. Dimensi Kualitas ini berkaitan dengan persepsi Konsumen terhadap kualitas sebuah produk ataupun merek. Seperti Ponsel iPhone, Mobil Toyota, Kamera Canon, Printer Epson dan Jam Tangan Rolex yang menurut Kebanyakan konsumen merupakan produk yang berkualitas.



Gambar 4.3 Perakitan ponsel Xiaomi

Sering disebut juga dimensi ethical profile dan image. Dimensi ini berbicara tentang kualitas dari sisi persepsi konsumen. Persepsi konsumen tersebut dapat terkait nama besar atau reputasi perusahaan, atau merek. Dari dimensi

Delapan dimensi kualitas di atas, aplikasinya untuk produk yang berbentuk barang. Bagaimana dengan produk Jasa? Untuk produk jasa, ada paling tidak enam karakteristik yang sering digunakan :

1) Dimensi bukti langsung, istilah kerennya Tangible.

Dimensi ini meliputi fasilitas fisik, perlengkapan, pegawai dan sarana komunikasi. Misalnya sebuah bus pariwisata, maka fasilitas fisiknya seperti kondisi badan bis, lebar bis, kebersihan, tempat duduk, cat dan lain-lain. Sedangkan perlengkapan misalnya keberadaan ac, tv, audio bantal duduk, korden jendela. Yang menyangkut pegawai, ya misalnya penampilan fisik pegawai baik dilihat dari seragamnya, atau kerapian dan keserasian pakaiannya, kegagahan atau kecantikannya dll. Sarana komunikasi misalnya, kru bis menyediakan sarana komunikasi misalnya kotak saran atau yang lainnya. Dimensi ini juga dikaitkan dengan bahwa dalam memberikan jasa harus dapat diukur atau ada standardnya.

2) Dimensi kehandalan atau disebut reliability

Dimensi ini adalah dimensi yang melihat kualitas jasa dari sisi kemampuan dalam memberikan pelayanan. Sejauh mana pemberi jasa mampu memberikan jasa sesuai dengan apa yang diharapkan oleh konsumen, atau setidaknya sesuai dengan apa yang telah dijanjikan. Artinya bahwa pemberi jasa memiliki kemampuan dan keterampilan dalam memberikan jasa kepada penerimanya. Oleh karena itu dimensi ini juga disebut dimensi

competence.

3) Dimensi daya tanggap yang sering juga disebut responsiveness

Dimensi ini membicarakan kualitas jasa berdasarkan apakah ada keinginan para staf untuk membantu kesulitan pelanggan pada saat pelanggan mengalami masalah dalam mengkonsumsi jasa yang diberikan atau mereka bersikap acuh tak acuh dengan apa yang menjadi kesulitan atau kebingungan atau keluhan konsumen saat mengkonsumsi jasa yang diberikan. Disebut responsif bila para staf menunjukkan kesigapan dalam menanggapi apa yang menjadi kesulitan konsumen.

4) Dimensi Jaminan atau Assurance

memperlakukan konsumen. Yang lain adalah bahwa pemberi jasa dapat memberikan kepastian kepada konsumen bahwa risiko telah diminimalisir sedemikian sehingga mereka terbebas dari bahaya yang mungkin timbul sehubungan dengan jasa yang dikonsumsi. Staf pemberi jasa merupakan orang-orang yang memang dapat dipercaya dan karenanya konsumen yakin. Dimensi ini kadang-kadang dirinci menjadi dimensi courtesy, dimensi kemanan (security) dan dimensi kepercayaan (credibility)

5) Dimensiempati

Dimensi empati sering dijabarkan menjadi dimensi access dan dimensi communication. Dimensi empati melihat kualitas jasa dari aspek kemudahan dalam melakukan hubungan, komunikasi yang baik yang menunjukkan sikap respek dan perhatian yang tulus thdp kebutuhan pelanggan. Maksudnya adalah bahwa konsumen dapat dengan mudah menghubungi dan berkonsultasi dengan para staf pemberi jasa terkait jasa yang diberikan. Staf pemberi jasa memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik dalam menjalin hubungan dengan konsumen dan memiliki perhatian yang tulus, bukan dibuat-buat terhadap kebutuhan konsumen.

6) Dimensi pemahaman terhadap pelanggan

Dimensi ini melihat kualitas jasa dari aspek pemahaman pemberi jasa terhadap kebutuhan dan harapan pemakai jasa. Artinya bahwa bagaimana pemberi jasa memberikan jasa kepada penerimanya akan dipengaruhi oleh bagaimana pemahaman pemberi jasa terhadap konsumennya. Semakin si pemberi jasa kurang memahami pelanggan, maka semakin besar pula kemungkinan pelanggan akan kecewa karena kebutuhan dan keinginannyanya tak terpenuhi. Bisa jadi apa yang dilakukan oleh pemberi jasa secara obyektif baik, tetapi apa yang baik bagi si pemberi jasa belum tentu baik pula bagi si penerima. Karena apa yang baik bagi pelanggan diukur berdasarkan kesesuainnya terhadap kebutuhan dan keinginan mereka. Dengan demikian, langkah awal untuk dapat memberikan sesuatu yang sesuai dengan apa yang dibutuhkan dan diinginkan oleh pelanggan adalah dengan cara memahami pelanggan sehingga dapat mengetahui

B. Pengujian Produk

1. Prosedur Pengujian Kesesuaian Fungsi Produk Barang/Jasa

Memahami definisi manajemen operasi memungkinkan untuk mengetahui secaraumum apa yang beroperasi dalam suatu organisasi. Ada beberapa fungsi dari manajemenoperasi (Heizer dan Render, 2011:38) dibagi menjadi empat fungsi, yaitu:

➤ Manajemen operasi adalah tiga fungsi utama dari setiap organisasi, dan secara integralterkait dengan semua fungsi bisnis lainnya. &agaimana orang mengorganisir diriuntuk usaha produktif.

➤ Untuk mengetahui bagaimana barang dan jasa yang dihasilkan.

➤ Untuk memahami apa yang manajer operasi dilakukan.

➤ Operasi manajemen adalah suatu bagian mahal dari sebuah organisasi. Hal ini jugamemberikan kesempatan besar bagi sebuah organisasi untuk mengingatkan profitabilitas dan meningkatkan layanan kepada masyarakat.

Jadi, operasi telah didefinisikan sebagai sistem transformasi atau proses yangmengubah input menjadi output. Ketika proses transformasi yang terjadi, ada nilai yangdimasukkan. Nilai mengambil bentuk sebagai output barang atau jasa. Manajemen operassiini juga sangat membantu bagi para manajer untuk memahami pentingnya kegiatan operasiyang efektif dari suatu organisasi.


2. Manajemen Kualitas

Dalam kehidupan pasar, kualitas dapat ditentukan oleh pelanggan karena produk yang ada diciptakan untuk pelanggan untuk meraih kualitas tersebut perlu diterapkan suatu manajemen kualitas.

Menurut ISO 8402 (Quality Vocabulary) Mendefinisikan manajemenkualitas sebagai semua aktifitas dari fungsi manajemen secara keseluruhan yangmenentukan kebijaksanaan kualitas, tujuan dan tanggung jawab serta mengimplementasikannya melalui alat-alat sebagai berikut :

a. Perencanaan kualitas (Quality Planning), perencanaan adalah penetapan

b. Pengendalian kualitas (Quality Control) pengendalian kualitas adalah teknik

dan aktifitas operasional yang digunakan untuk memenuhi persyaratan kualitas. Setiap perusahaan pastinya ingin mendapatkan hasil produksi yang efektif dan efisien, hasil produksi memiliki kualitas yang baik dan terhindar

dari produk reject atau cacat.



Gambar 4.4 Proses produksi Cartridge Toner Orimax


QC Seven TOOLS (Tujuh Alat Pengendalian Kualitas)

Tujuh alat dasar yang digunakan untuk memecahkan permasalahan yang dihadapi oleh produksi, terutama pada permasalahan yang berkaitan dengan kualitas (Mutu), berikut ini deskripsinya:

1) Check Sheet (Lembar Periksa)

Check Sheet atau Lembar Periksa merupakan tools yang sering dipakai dalam Industri Manufakturing untuk pengambilan data di proses produksi yang kemudian diolah menjadi informasi dan hasil yang bermanfaat dalam pengambilan keputusan.



2) Pareto Diagram

Pareto adalah grafik batang yang menunjukkan masalah berdasarkan urutan banyaknya jumlah kejadian. Urutannya mulai dari jumlah permasalahan yang paling banyak terjadi hingga pada permasalahan yang frekuensi terjadinya paling sedikit. Dalam Grafik, ditunjukkan dengan batang grafik tertinggi (paling kiri) hingga grafik terendah (paling kanan).



Gambar 4.5 Diagram Pareto


3) Cause and Effect Diagram (Fishbone Diagram)

Cause and Effect Diagram adalah alat QC yang dipergunakan untuk meng-identifikasikan dan menunjukkan hubungan antara sebab dan. akibat agar dapat menemukan akar penyebab dari suatu permasalahan. Cause and Effect Diagram dipergunakan untuk menunjukkan Faktor- faktor penyebab dan akibat kualitas yang disebabkan oleh Faktor- faktor penyebab tersebut. Karena bentuknya seperti Tulang Ikan, Cause and Effect Diagaram disebut juga dengan Fishbone Diagram (Diagram Frekuensi



Gambar 4.6Contoh Cause and Effect Diagram


4) Histogram

Histogram merupakan tampilan bentuk grafis untuk menunjukkan distribusi data secara visual atau seberapa sering suatu nilai yang berbeda itu terjadi dalam suatu kumpulan data. Manfaat dari penggunaan Histogram adalah untuk memberikan informasi mengenai variasi dalam proses dan membantu manajemen dalam membuat keputusan dalam upaya peningkatan proses yang berkesimbungan (Continous Process Improvement).



5) Control Chart (Peta Kendali)

Control chart (Peta Kendali) merupakan salah satu dari alat dari QC 7 tools yang berbentuk grafik dan dipergunakan untuk memonitor/ memantau stabilitas dari suatu proses serta mempelajari perubahan proses dari waktu ke waktu. Control Chart ini memiliki Upper Line (garis atas) untuk Upper Control Limit (Batas Kontrol tertinggi), Lower Line (garis bawah) untuk Lower control limit (Batas control terendah) dan Central Line (garis tengah) untuk Rata-rata (Average).



Gambar 4.8 Control Chart


6) Scatter Diagram (Diagram Tebar)

Lower Unit (LOL)

Scatter Diagram adalah alat yang berfungsi untuk melakukan pengujian terhadap seberapa kuatnya hubungan antara 2 variabel serta menentukan jenis hubungannya. Hubungan tersebut dapat berupa hubungan Positif, hubungan Negatif ataupun tidak ada hubungan sama sekali. Bentuk dari Scatter Diagram adalah gambaran grafis yang terdiri dari sekumpulan titik-titik dari nilai sepasang variabel (Variabel Y dan Variabel V



Gambar 4.9 Scatter Diagram


7) Stratification (Stratifikasi)

Yang dimaksud dengan Stratifikasi dalam Manajemen Mutu adalah Pembagian dan Pengelompokan data ke kategori-kategori yang lebih kecil dan mempunyai karakteristik yang sama. Tujuan dari penggunaan Stratifikasi ini adalah untuk mengidentifikasikan faktor- faktor penyebab pada suatu permasalahan.





Namun ada yang mampu menggantikan tools (alat) yang ketujuh yaitu Stratifikasi menjadi Flow Chart ataupun Run Chart.

c. Jaminan kualitas (Quality Assurance).

Jaminan kualitas adalahmencakup monitoring, uji-tes dan memeriksa semua proses produksi yang terlibat dalam produksi suatu produk. Memastikan semua standar kualitas dipenuhi oleh setiap komponen dari produk atau layanan yang disediakan oleh perusahaan untuk memberikan jaminan kualitas sesuai standar yang diberikan oleh perusahaan.

Semua tindakan terencana dan sistematis yang diimplementasikan dan didemonstrasikan untuk memberikan kepercayaan yang cukup bahwa produk akan memuaskan kebutuhanuntuk kualitas tertentu.

Quality Assurance (QA) mempunyai tugas dan tanggung jawab pokok terkait dengan peran jaminan kualitas. Meskipun sifat yang tepat dari pekerjaan jaminan kualitas akan berbeda berdasarkan pada industri tertentu, tugas utama dan kompetensi terkait dengan memastikan bahwa produk tersebut memenuhi standar kualitas yang diperlukan atau diberikan sesuai standar perusahaan.

1) Tanggung Jawab Quality Assurance (QA)

Secara umum Quality Assurance (QA) bertanggung jawab untuk memastikan produk atau jasa memenuhi standar yang ditetapkan termasuk keandalan, kegunaan, kinerja dan standar kualitas umum yang ditetapkan oleh perusahaan.

2) Tugas Pokok dan Tanggung Jawab Terperinci QA

Memiliki tugas pokok dalam perencanaan prosedur jaminan kualitas suatu produk atau jasa

➤ Menafsirkan dan menerapkan standar jaminan kualitas

➤ Mengevaluasi kecukupan standar jaminan kualitas

➤ Merancang sampel prosedur dan petunjuk untuk mencatat dan melaporkan data berkualitas

➤ pengujian dan inspeksi bahan dan produk untuk memastikan kualitas produk jadi.




Gambar 4.11 Tugas quality assurance


➤ Mendokumentasikan audit internal dan kegiatan jaminan kualitas lainnya

➤ Mengumpulkan dan menyusun data kualitas statistik

➤ Menganalisis data untuk mengidentifikasi area untuk perbaikan dalam sistem mutu

➤ Mengembangkan, merekomendasikan dan memantau tindakan perbaikan dan pencegahan

➤ Menyiapkan laporan untuk berkomunikasi hasil dari kegiatan kualitas

➤ Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dan mengatur intervensi pelatihan untuk memenuhi standar kualitas

➤ Mengkoordinasikan dan dukungan di tempat audit yang dilakukan oleh penyedia eksternal

➤ Mengevaluasi temuan audit dan menerapkan tindakan koreksi yang tepat

➤ Memastikan kepatuhan berkelanjutan dengan persyaratan peraturan kualitas dan industri yang ditetapkan perusahaan.


3) Hal Yang Perlu Dimiliki Seorang Quality Assurance (QA)


➤ Orientasi layanan pelanggan

➤ Teliti

➤ Detail

➤ Pandai untuk komunikasi secara lisan dan tertulis

➤ Mampu dalam pengumpulan data

➤ Manajemen dan analisis

➤ Menganalisis masalah dan pemecahan masalah perencanaan dan pengorganisasian keputusan Pengambilan keputusan

➤ Mampu bekerja sama


d. Peningkatan kualitas (Quality Improvement).

Peningkatan kualitas adalah tindakan-tindakan yang diambil untuk meningkatkan nilai produk pelanggan. Dalam Pendekatan Juran, Quality Improvement atau peningkatan kualitas mencakup beberapa hal berikut:



1) Menciptakan Kesadaran dari Kebutuhan dan Kesempatan untuk Perbaikan atau Peningkatan. Perbaikan menjadi sebuah Tujuan atau Goals tersendiri dari setiap Individu dalam Organisasi Anda. Jika hal ini telah menjadi sebuah Budaya Kerja, maka Sustainable Growthakan. lebih terjamin, karena Peran dan Tanggung Jawab seluruh bagian

Perusahaan.

2) Mendelegasikan setiap Peningkatan Kualitas sebagai Deskripsi Kerja.

Ketika Anda sebagai Pemimpin Perusahaan menghendaki sebuah pertumbuhan dan perkembangan Perusahaan dalam Jangka Panjang, secara langsung peran dan tanggung jawab setiap karyawan adalah krusial. Maka Pendekatan Deskripsi Kerja yang mengandung Unsur Peningkatan Kualitas akan mengarahkan Organisasi Perusahaan Anda dalam Pencapaian Visi dan Misi.

3) Menciptakan Infrastruktur Peningkatan Kualitas.

Sebuah Platform akan menjadi kendaraan keberhasilan setiap Program dan Produk yang Anda miliki. Walau bagaimana pun Inovatif nya Hasil Kerja Organisasi dan Kreatif nya setiap Individu dalam Tim, jika sebuah Infrastruktur atau Platform Organisasi tidak dipersiapkan dengan matang maka hasilnya hanya menjadi sebuah Prototype yang tidak bernilai Jual.

4) Memberikan Pelatihan dalam Peningkatan Kualitas.

Ketika setiap Deskripsi Kerja telah mencakup unsur Peningkatan Kualitas, maka Pengenalan dan Pelatihan perlu dilakukan setiap saat agar berjalan menurut Perencanaan Kualitas yang dicanangkan. Pelatihan tidak hanya terkait sebuah Produk Baru, namun juga terkait dengan Proses dan Prosedur yang dijalankan.

5) Meninjau Kemajuan secara Perodik.

Setelah proses dan prosedur berjalan, maka perlu dilakukan Pengawasan Hasil Kinerja secara teratur. Dengan Pantauan yang Periodik Anda

dan Top Manajemen lainnya mampu melihat Keberhasilan sebuah

setiap Progres Kerja merupakan Langkah Strategis dalam Konsep Berpikir PDCA.

6) Memberikan Penghargaan kepada Tim Pemenang.

Apresiasi bukan lagi barang langka saat ini. Dan setiap Perusahaan akan berlomba memberikan Penghargaan kepada masing-masing anggota Tim mereka. Jika Anda lengah dalam sebuah sistem penghargaan yang sederhana sekalipun, maka Anda telah menstimulasi sebuah Potensi Risiko dalam Manajemen. Konsep Penghargaan tidak harus menjadi Operational Cost namun dapat menjadi Revenue jika angka Produktivitas meningkat, dan sebaliknya akan terjadi pembengkakan Beban Operasional jika Anda kehilangan Talent dalam Organisasi.

7) Mempropagandakan Hasil Perbaikan.

Hasil Perbaikan Kualitas yang dipublikasikan akan menjadi sebuah kebanggaan dan ini sebuah cara sederhana Anda dalam memberikan Penghargaan kepada Tim Pemenang. Publikasi dalam Media Perusahaan, email blasting atau memo direksi tentang para Improver yang berjasa dalam Perbaikan Kualitas Organisasi cukup efektif dalam meningkatkan semangat dan gairah kerja.

8) Memperbaiki Sistem Penghargaan atau Reward System.

Perbaikan Kualitas harus diiringi dengan Perbaikan Konsep Penghargaan kepada masing-masing Individu dalam Organisasi. Ketika Anda menghendaki setiap periode harus ada Perbaikan Kualitas, tentu Anda pun perlu bijaksana dalam menyikapi Perbaikan Pengharagaan.

9) Mempertahankan Momentum Peningkatan Kualitas.

Pada saat Organisasi Anda tengah berada dalam Siklus Puncak Performa, maka Momentum ini harus dipertahankan, dimana suatu waktu nanti, akan terjadi Siklus Turun atau Negative Progress dalam sebuah Work Performance. Tidak dapat dihindari sebuah progres turun dalam pencapaian kinerja, baik Individu atau Tim, maka manfaatkan Momen ketika Anda dan Tim tengah Achieve di sebuah Program dan

Provek Tumbuh dan Berkembang. Dr Juran menginspirasi Anda dalam membangun Organisasi dengan Trilogi Kualitas. Sejak Perencanaan, Pengendalian dan Peningkatan semua merujuk pada Faktor Kualitas.


C. Produk Sesuai dengan Kriteria Kelayakan Standar Operasional

SOP adalah singkatan dari Standar Operasional Prosedur.Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan dokumen yang berkaitan dengan standar prosedur yang dilakukan secara kronologis untuk dapat menyelesaikan suatu pekerjaan yang bertujuan untuk memperoleh hasil kerja yang lebih efektif dan efisien dengan biaya yang serendah-rendahnya.

SOP biasanya terdiri dari manfaat, metode penulisan prosedur, kapan dibuat atau di revisi, dan dilengkap dengan bagan flowchart di bagian akhirnya.

1. Pengertian SOP menurut para ahli.

a. Menurut Sailendra, Standar Operasional Prosedur (SOPadalah perpaduan yang digunakan untuk memastikan kegiatan operasional organisasi atau sebuah perusahaan berjalan dengan lancar.

b. Menurut Moekijat, Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah urutan langkah-langkah atau pelaksanaan pekerjaan, dimana pekerjaan tersebut dapat dilakukan dengan baik, berhubungan dengan apa yang di lakukan, bagaimana melakukannya, dimana melakukannya, bilamana melakukannya, dan siapa yang melakukannya

c. Menurut Tjipto Atmoko, Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah suatu pedoman atau acuan untuk dapat melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kerja instansi pemerintah dengan berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif, dan prosedur sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.

d. Menurut, Insani, Standar Operasional Prosedur adalah sebuah dokumen yang berisi serangkaian instruksi atau perintah yang tertulis yang dibakukan tentang berbagai proses penyelenggaraan administrasi perkantoran


2. Tujuan SOP Kerja dalam Perusahaan



Gambar 4.13 Pimpinan menerangkan SOP kerja pada teamnya


Tujuan dari pembuatan SOP adalah untuk menjelaskan perincian atau standar yang telah ditetapkan mengenai aktivitas pekerjaan yang berulang-ulang yang dilaksanakan dalam sebuah organisasi atau perusahaan.

SOP yang baik adalah SOP yang bisa menjadikan arus kerja yang lebih baik, menjadi pedoman untuk karyawan yang baru, penghematan biaya, memudahkan pengawasan, serta mengakibatkan koordinasi yang baik antara bagian-bagian yang berlainan dalam sebuah perusahaan.

Tujuan Standasar Operasional Prosedur (SOP) adalah sebagai berikut :

a. Untuk menjaga konsistensi tingkat penampilan kerja atau kondisi tertentu dan petugas dan lingkungan dalam melaksanakan suatu tugas atau pekerjaan

tertentu.

b. Sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan tertentu bagi sesama

pekerja dan supervisor.

c. Untuk menghindari kesalahan dan kegagalan. Dengan demikian akan mengurangi konflik, keraguan, pemborosan, duplikasi dalam proses melaksanakan pekerjaan.

d. Merupakan paramater atau tolak ukur untuk menilai mutu pelayanan.

f. Untuk menjelaskan alur tugas, wewenang, dan tanggungjawab dari petugas yang bersangkutan.

g. Sebagai dokumen yang menjelaskan dan menilai pelaksanaan proses kerja bilamana terjadi suatu kesalahan atau dugaan mal praktek dan kesalahan administrasi lainnya, sehingga bersifat melindungi rumah sakit dan petugas.

h. Sebagai dokumen yang dipakai untuk pelatihan.

i. Sebagai dokumen sejarah bilamana telah dibuat revisi SOP yang baru


3. Fungsi SOP Sebagai Acuan Kerja

Fungsi SOP adalah sebagai berikut:

a. Mempermudah pekerjaan perugas / pegawai atau tim / unit kerja.

b. Sebagai dasar hukum bilamana terjadi penyimpangan.

c. Untuk mengetahui dengan jelas hambatan-hambatan yang dialami.

d. Mengarahkan petugas atau pegawai untuk sama-sama lebih disiplin dalam bekerja.

e. Sebagai pedoman atau acuan dalam melaksanakan pekerjaan.


4. Manfaat SOP Perusahaan

Standar Operasional Prosedur adalah penetapan tertulis mengenai apa yang harus dikerjakan, kapan, dimana,oleh siapa, dan dibuat untuk menghindari terjadinya variasi dalam proses pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh pegawai yang akan mengganggu kinerja. Secara keseluruhan, SOP mempunyai beberapa manfaat untuk sebuah perusahaan yaitu :

a. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan oleh pegawai dalam menyelesaikan pekerjaannya. Dengan tujuan untuk mengurangi terjadinya kesalahan atau kelalaian.

b. SOP membantu staff menjadi lebih mandiri dan tidak bergantung kepada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan pekerjaan setiap harinya.

c. Meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggung jawab khusus dalam menjalankan tugas atau pekerjaan.

d. memperbaiki kinerja dan lebih membantu mengevaluasi usaha yang telah dijalankan.

e.Menciptakan materi training yang bisa membantu pegawai baru untuk cepat beradaptasi dan biasa untuk melakukan pekerjaannya.

f. Menunjukkan kinerja bahwa organisasi efisien dan dikelola dengan baik

dan profesional.

g. Menyediakan pedoman bagi setiap pegawai di unit pelayanan dalam

melaksanakan pelayanan setiap harinya.

h. Menghindari terjadinya tumpang tindih pelaksanaan tugas dalam

memberikan pelayanan.

i. Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan sebuah pelayanan. Menjamin proses pelayanan agar tetap berjalan dalam berbagai situasi dan kondisi.


5. Prinsip-prinsip SOP

Dalam PERMENPAN PER/21/M-PAN/11/2008 disebutkan bahwa pembuatan SOP harus memenuhi prinsip-prinsip antara lain adalah kemudahan dan kejelasan, efisiensi dan efektivitas, keterukuran, keselarasan, berorientasi kepada pengguna, dinamis, kepatuhan terhadap hukum, dan kepastian hukum.

a. Konsisten

SOP harus dilakukan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapapun, dan dalam situasi apapun oleh seluruh jajaran organisasi pemerintahan.

b. Komitmen

SOP harus dilakukan dengan komitmen penuh dari seluruh jajaran pegawai dari level yang paling rendah sampai yang tertinggi.

c. Perbaikan Berkelanjutan

Pelaksanaan SOP harus terbuka terhadap penyempurnaan untuk memperoleh prosedur yang benar-benar efektif dan efisien.

d. Mengikat

SOP riforme harus mengikat pelaksana dalam menialankan tugasnya sesuai

e. Seluruh Unsur Memiliki Peran Penting

Seluruh pegawai memiliki peran dalam setiap prosedur yang telah di standarkan. Jika pegawai tersebut tidak melaksanakan peranannya dengan baik, maka proses produktiviats dalam suatu organisasi atau sebuah perusahaan akan terganggu.

f. Terdokumentasikan dengan Baik

Seluruh prosedur yang telah di standarkan harus di dokumentasikan dengan baik, sehingga dapat dijadikan sebagai referensi bagi setiap orang yang membutuhkan.




6. Hal pokok yang perlu diperhatikan agar penerapan SOP berhasil

Ada 4 hal pokok yang harus diperhatikan agar penerapan SOP berhasil, yaitu: Planning, Organizing, Actuating, Controlling. Atau sering disingkat dengan POAC. Berikut deskripsinya:


a. Planning

Planning atau Perencanaan dibuat dan disusun sebelum sebuah aktivitas dijalankan.Perencanaan sebaiknya disusun secara rinci dan aplikatif, sejak sebuah aktivitas dimulai hingga tujuan dari aktivitas tersebut tercapai.Di mulai dengan menentukan tujuan dan penjelasan tentang aktivitas itu, strategi untuk mencapai tujuan aktivitas sampai evaluasi.

Tanpa perencanaan yang baik dan matang, sebuah aktivitas tidak akan bisa berjalan dengan baik atau bahkan bisa gagal.Saat menyusun perencanaan, ada beberapa hal yang perlu ditekankan, antara lain:

1) Tujuan dan skalanya harus jelas, sehingga tidak menimbulkan keraguan.

2) Tujuan benar-benar bisa untuk dicapai.

3) Tingkat keberhasilannya bisa diukur.

4) Sumber daya yang ada mempunyai kemungkinan dan bisa dioptimalkan

untuk mencapai tujuan tersebut.


b. Organizing



Gambar 4.14 Aktifitas mengorganisir sumber yang ada

Sumber: http://manajemenkeuangan.net

Setelah tujuan ditentukan, maka proses selanjutnya adalah bagaimana cara untuk mewujudkannya. Maka perlu disusun perangkat-perangkat atau tools untuk mewujudkan tujuan tersebut, yaitu dengan mengorganisir sumber daya yang dimiliki agar bisa mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Dalam aktivitas ini dituntut untuk bisa mengoptimalkan berbagai potensi individu-individu yang tersedia menjadi satu kekuatan yang powerful untuk mencapai tujuan perusahaan.Pada tahapan inilah kita mengenal struktur organisasi, di mana setiap bagian dari struktur dibebankan tugas dan tanggungjawab yang sesuai dengan skill-nya.

c. Actuating

Pada aktivitas ini merupakan pelaksanaan nyata agar tujuan dari planning yang sudah disusun bisa dicapai. Bagaimana agar orang-orang yang sudah ditempatkan dalam struktur organisasi yang telah disusun bisa menjalankan tugas dan tanggungjawabnya dengan baik dan optimal. Oleh




d. Controlling



Gambar 4.15 Controlling perusahaan

Controlling atau pengawasan adalah aktivitas untuk melakukan penilaian terhadap proses pelaksanaan dari semua aktivitas untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Untuk bisa melakukan penilaian maka harus ada standar penilaian yang telah ditentukan.

Bila sebuah aktivitas tidak memenuhi standar yang telah ditetapkan maka perlu dicari penyebabnya kemudian dilakukan koreksi terhadap aktivitas tersebut.Apakah nilai standarnya yang tidak realistis atau pelaksanaannya yang belum maksimal.Aktivitas pengawasan ini bisa dalam bentuk supervisi, pengawasan langsung, inspeksi atau audit.

Jadi secara umum fungsi dari controlling antara lain:

➤ Menjaga semua aktivitas perusahaan atau organisasi selalu dalam track yang benar. Secara terus menerus melakukan improvisasi terhadap proses yang dijalankan.

➤ Mengetahui dan menemukan kesalahan atau kelemahan sejak dini sehingga bisa segera melakukan tindakan perbaikan.

Contoh aktivitas cotrolling atau pengawasan antara lain:

➤ Melakukan evaluasi secara terus menerus dan perbaikan terhadap sistem akuntansi dan keuangan perusahaan

➤ Melakukan audit terhadap sistem akuntansi dan keuangan perusahaan.

➤ Menyediakan laporan keuangan perusahaan dan

➤ Analisa laporan keuangan untuk menilai kinerja perusahaan.

Ke-empat aktivitas tersebut harus dijalankan secara DISIPLIN, sebab tanpa pelaksanaan yang disiplin hanya akan membuang-buang waktu, tenaga dan dana tanpa membuahkan hasil yang diharapkan!


7. Contoh SOP Perusahaan






III. TUGAS MANDIRI

Kerjakanlah soal-soal di bawah ini dengan jelas dan lengkap!

1. Menurut ISO 8402 (Quality Vocabulary) mendefinisikan manajemen kualitas dapat diimplementasikan pada apa saja? Berilah penjelasannya!

2. Aktivitas untuk melakukan penilaian terhadap proses pelaksanaan dari semua aktivitas untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan, disebut juga dengan controlling, fungsi controlling secara umum diantaranya adalah:

3. Apakah SOP mampu memandu pengembang memenuhi keinginan Pelanggan?

4. Bagaimana korelasi SOP membantu perusahaan mencapai target sesuai dengan misi

perusahaan?

5. Apakah keuntungan wirausaha bila memiliki SOP dalam bisnisnya dibanding dengan

yang tidan memilikinya?


IV. TUGAS KELOMPOK

1. Buatlah sebuah planing sesuai dengan SOP, perencanaan wirausaha yang akan anda

geluti!

2. Buatlah struktur organisasi dengan merujuk planing pada poin no 1 diatas!

3. Lakukan controlling terhadap kinerja seluruh SDM perusahaan yang anda bangun,

buat laporannya!

4. Buatlah contoh SOP perusahaan disesuaikan dengan bisnis yang akan kalian bangun!

5. Jelaskan SOP yang baik itu seperti apa?

SOP yang bisa menjadikan arus kerja yang lebih baik, menjadi pedoman untuk karyawan yang baru, penghematan biaya, memudahkan pengawasan, serta mengakibatkan koordinasi yang baik antara bagian-bagian yang berlainan dalam


V. UJI KOMPETENSI

PILIHAN GANDA

Pilihlah jawaban yang paling tepat dengan memberikan tanda silang(x) pada huruf a, b, c, d atau e pada lembar jawab yang telah disediakan!

1. Dimensi yang berbicara tentang kualitas dari sisi persepsi konsumen. Persepsi konsumen tersebut dapat terkait nama besar atau reputasi perusahaan, atau merek termasuk jenis dimensi

A. Kualitas

B. Estetika

C. Kehandalan

D. Responsive

E. Assurance

2. staf menunjukkan kesigapan dalam menanggapi apa yang menjadi kesulitan konsumen. Maka disebut juga dengan dimensi ...

A. Empati

B. Estetika

C. Kehandalan

D. Responsive

E. Assurance

3. Dimensi Kualitas yang berhubungan dengan kemungkinan sebuah produk dapat bekerja secara memuaskan pada waktu dan kondisi tertentu, termasuk dimensi

kualitas jenis ....

A. Feature

B. Performance

C. Reability

D. Conformance

E. Durability

4. Dimensi jaminan kadang-kadang dirinci menjadi dimensi courtesy, dimensi kepercayaan disebut juga dengan ....

A. Feature

B. Durability

C. Credibility

D. Realibility

E. Conformance

5. Fungsi Standart Operating System dalam suatu perusahaan atau instansi adalah

A. Memberikan informasi bagi peningkatan kompetensi pegawai

B. Memberikan beban tugas yang dipikulksn kepada para pegawai

C. Sebagai standarisasi dalam meyelesaikan pekerjaan.

D. Menambah peningkatan kesalahan dalam produksi massal

E. Menyulitkan pegawai karena berbagai macam aturan yang ketat

6. Tujuan dari penggunaan Stratifikasi dalam manajemen mutu adalah untuk

mengidentifikasikan...

A. Faktor-faktor penyebab pada suatu permasalahan.

B. Produk memuaskan kebutuhan para konsumen

C. Semua tindakan terencana dan sistematis yang diimplementasikan

D. Penilaian kerja instansi pemerintah dengan berdasarkan indikator-indikator teknis

E. Tindakan-tindakan yang diambil untuk meningkatkan nilai produk pelanggan


7. Sebuah laptop di gunakan setiap hari dengan perawatan tertentu akan dapat bertahan

hingga 5 tahun. Ini termasuk aplikasi dimensi ....

A. Estetika

B. Durability

C. Conformance

D. Serviceability E. Perceived quality


8. Android keluaran terbaru selain dapat untuk berkomunikasi juga dapat membuat vlok yang hasilnya tidak kalah dengan kamera DLSR, ini meruapkan termasuk

dimensi kualitas ....

A. Features

B. Performance

C. Conformance

D. Reliability

E. Perceived quality


9. Apa yang dimaksud dengan seleksi produk dalam kegiatan wirausa

A. Membuat penelitian

B. Menyeleksi keuntungan dari produksi massal

C. Membandingkan produk-produk dengan rival perusahaan

D. Menghilangkan sebuah produk dari peredaran karena dinilai gagal

E. Memilih gagasan-gagasan yang terbaik berkaitan dengan pengembangan produk


10. Dimensi yang menyangkut keindahan, keserasian dan kesesuaian yang membuat

enak dipandang, adalah jenis dimensi

A. Estetika

D. Conformance


11. Apakah manfaat SOP perusahaan bagi pegawai baru?

A. Tidak ada standart kerja bagi karyawan baru

B. Sering terjadi permasalahan dan kelalaian dari pihak pegawai

C. Tidak bisa menjamin proses pelayanan agar tetap berjalan dalam berbagai situasi dan kondisi.

D. Dalam proses pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh pegawai baru akan mengalami berbagai variasi produk

E. Menciptakan materi training yang bisa membantu pegawai baru untuk cepat beradaptasi dan biasa untuk melakukan pekerjaannya.


12. Standar Operasional Prosedur adalah sebuah dokumen yang berisi serangkaian instruksi atau perintah yang tertulis yang dibakukan tentang berbagai proses penyelenggaraan administrasi perkantoran yang berisi cara melakukan pekerjaan, tempat penyelenggaraan, waktu pelaksanaan, dan aktor yang berperan dalam pekerjaan tersebut. Pernyataan tersebut pengertian SOP menurut ?

A. Effendi

B. Insani

C. Sailendra

D. Moekijat

E. Tjipto Atmoko


13. Penetapan dan pengembangan tujuan dan kebutuhan untuk kualitas serta penerapan

sistem kualitas disebut dengan ....

A. Quality control

D. Quality assurance

C. Quality improvement

B. Quality planning

E. Quality of human resources


14. Setiap perusahaan pastinya ingin mendapatkan hasil produksi yang efektif dan efisien, hasil produksi memiliki kualitas yang baik dan terhindar dari produk reject

atau cacat. Jadi apakah yang dibutuhkan ....

A. Quality control

B. Quality planning

C. Quality improvement

D. Quality assurance

E. Quality of human resources


15. Ciri-ciri SOP yang baik, kecuali...

A. menjadikan arus kerja yang lebih baik

B. menjadi pedoman untuk karyawan yang baru

C. Penghematan biaya, memudahkan pengawasan

D. bukan tolak ukur yang baik untuk menilai kinerja pegawai

E. mengakibatkan koordinasi yang baik antara bagian yang berbeda


16. Diagram yang digunakan untuk menguji seberapa kuat hubungan antar variabel, hubungan tersebut dapat berupa hubungan Positif, hubungan Negatif ataupun tidak ada hubungan sama sekali, disebut dengan diagram

A. Histogram

B. Stratifikasi

C. Diagram tebar

D. Pareto diagram

E. Fishbone diagram


17. Keahlian yang harus dimiliki oleh seorang Quality assurance (jaminan qualitas)

adalah :

A. Bekerja individu

B. Tidak haru teliti

C. Kesulitan menguumpulkan data

D. Kesulitan berkomunikasi secara lisan

E. Mampu menganalisis masalah dan memecahkannya


18. Quality Assurance bertanggung jawab untuk memastikan produk atau jasa seharusnya

memenuhi standar yang ditetapkan perusahaan yang seperti apa?

A. Keandalan, kegunaan, kinerja, standar sales

B. Keandalan, kegunaan, kinerja, standar kualitas

C. Keandalan, kemewahan, kinerja, standar kualitas

D. Kebanggaan, kegunaan, kinerja, standar kualitas

E. Keandalan, kegunaan, kinerja, standar tenaga kerja


19. Teknik untuk memprioritaskan atau memfokuskan pada sumber masalah dinamakan

analisis ?

A. Histrogram

B. pareto diagram

C. control chart

D. scatter diagrams

E. Diagram ishikawa


20. Teknik yang dikembangkan dalam continuous improvement adalah ....

A. Histogram

B. Diagram batang

C. Diagram ogive

D. Digram venn

E. Diagram lingkungan


VI. SOAL VARIASI


Tulislah B, jika pernyataan di sebelah kanan adalah Benar, dan tulislah S jika Salah

1. [...] Contoh dimensi empati adalah staf pemberi jasa memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik dalam menjalin hubungan dengan konsumen dan memiliki perhatian yang tulus, bukan dibuat-buat terhadap kebutuhan konsumen.

2. [...] SOP yang baik adalah menjadi pedoman untuk karyawan yang baru, penghematan biaya, memudahkan pengawasan, serta mengakibatkan koordinasi yang baik

3. [...] Kiat pemberian arahan dan panduan agar bisa diterima dengan semua kalangan harus dibuat sesuai dengan kebutuhan. Maka SOP harus dibuat berdasar actual di lapangan, jangan paksakan dibuat hanya berdasar keinginan.

4. [...] Yang dimaksud dengan Stratifikasi dalam Manajemen Mutu adalah Pembagian dan Pengelompokan data ke kategori-kategori yang lebih simple dan mempunyai karakteristik yang berbeda-beda.

5. [...] Penetapan dan pengembangan tujuan dan kebutuhan untuk kualitas serta penerapan sistem kualitas disebut dengan quality control.

6. [...] Manfaat dari penggunaan Histogram adalah untuk memberikan informasi mengenai variasi dalam proses dan membantu manajemen dalam membuat keputusan.

7. [...] Peningkatan kualitas adalah tindakan-tindakan yang diambil untuk meningkatkan nilai produk pelanggan

8. [...] Market penetration adalah aspek ciri karakteristik untuk melihat kualitas sebuah produk

9. [...] Tugas pokok seorang quality assurance adalah menafsirkan dan menerapkan standar jaminan kualitas

10. [...] Flowchart adalah tools yang sering dipakai dalam industri manufakturing untuk pengambilan data di proses produksi