Simulasi dan Komunikasi Digital - Pengolahan Data Informasi dengan Office (bab 2) (kelas X)

Bab 2 : Pengolahan Data Informasi dengan Office

Kompetensi Dasar

3.3 Mengevaluasi paragraf deskriptif, argumentatif, naratif, dan persuasif.

3.4 Menerapkan logika dan operasi perhitungan data.

3.5 Menganalisis fitur yang tepat untuk pembuatan slide.

3.6 Menerapkan teknik presentasi yang efektif.

4.3 Menyusun kembali format dokumen pengolah kata.

4.4 Mengoperasikan perangkat lunak pengolah angka.

4.5 Membuat slide untuk presentasi.

4.6 Melakukan presentasi yang efektif.

Pendahuluan

Selain sederhana, efektif, dan efisien, sistem pengelolaan data digital lebih cepat dalam pembuatannya dan lebih mudah dalam pengelolaannya. Pada awalnya, orang mengetik surat menggunakan mesin tik atau tulis tangan, menghitung anggaran menggunakan tabel dengan penggaris, membuat presentasi menggunakan papan tulis, tetapi saat ini berubah drastis.

Mereka telah beralih menggunakan perangkat lunak, baik yang bersifat open source atau lisensi berbayar. Contoh software lisensi berbayar adalah milik Microsoft Office mulai dari versi lama seperti Office 2003, 2007, 2010, 2013 hingga versi 2016. Adapun contoh software open source seperti Open Libre Office, Libre Office, dan Kingsoft Office 2013. Tujuan pada pembelajaran ini adalah untuk memberikan wawasan, pengetahuan, dan mengasah keterampilan peserta didik agar mampu menggunakan perangkat lunak pengolah data seperti Microsoft Office.

Sebenarnya tidak terdapat perbedaan mencolok secara fungsional antara versi lama hingga terbaru seperti Office 2007 dan Office 2016. Memang terdapat beberapa fitur tambahan seperti autocorrect, image processing, graphics, dan sound. Dalam pembelajaran pada Office 2007 dengan office 2016 ini akan dijelaskan teknik penggunaan Office 2010. Karena pembelajaran yang disampaikan tidak membahas perbedaan dan keunggulan setiap versi, tetapi lebih cenderung pada sisi knowledge dan skill siswa. Bagaimana materi yang akan disampaikan dalam bab ini? Mari kita pelajari dan praktikkan.

1. QWERTY

Ciri utama jenis keyboard ini adalah susunan tombol di bawah baris numerik terdiri atas tombol dengan huruf Q WE RTY. Jari kelingking diposisikan pada huruf Q, jari manis pada huruf W, jari tengah pada huruf E, dan jari telunjuk pada huruf R Ibu jari berada pada tombol spasi sedangkan jari tangan kanan terdiri atas urutan tombol P OI U. Ini adalah teknik mengetik paling populer.

2. Maltron

Karakteristik utama dari keyboard ini adalah memiliki bentuk cekung ke dalam dengan tujuan ergonomis agar jari-jari tangan saat mengetik tidak terlalu lelah.

3. Numeric

Keyboard jenis ini hanya memiliki susunan tombol numerik dari angka O sampai 9 dilengkapi dengan beberapa tombol operasi aritmetika seperti +, -, /, * dan tombol khusus seperti Enter, Del, dan Num Lock.

4. DVORAK

Jenis ini memiliki ciri khusus seperti QWERTY yang pada susunan tombol alfabet dapat dilihat dengan susunan tombol AOEUI.

5. Alphabetic

Jenis keyboard ini memiliki susunan tombol alphabet dimulai dari huruf A hingga Z. Keyboard jenis ini sering digunakan untuk menuntun anak-anak mengenal jenis-jenis huruf.

6. Chord

Jenis ini hanya memiliki tombol sebanyak 4 hingga 5 buah. Apabila Anda ingin mengetikkan huruf lain, maka harus menekan kombinasi beberapa tombol secara bersamaan. Ada dua tipe Chord yang beredar di pasaran, antara lain sebagai berikut.

a. Jenis Palantype

Tipe ini hanya mempunyai tiga jenis karakter yang terdiri atas konsonan awal di bagian kiri, konsonan vokal pada bagian tengah, dan konsonan akhir berada di sebelah kanan.

b. Jenis Stenotype

Tipe ini sering digunakan para wartawan untuk mencatat hasil wawancara.

c. Klockberg

Tipe keyboard ini dibagi menjadi dua bagian yang saling dipisahkan dengan kemiringan sudut sebesar 15 derajat agak ke bawah. Tujuannya untuk menciptakan kenyamanan.

Berikut lingkungan kerja dalam Microsoft Word pada Office 2010

Gambar 2.3 Menu Microsoft Word 2010.

Penjelasan menu-menu dalam Microsoft Word 2010 sebagai berikut.

Selain memiliki berbagai jenis menu, Microsoft Word 2010 memiliki beberapa fitur seperti berikut.

1. Page Layout

Fitur ini digunakan untuk mengatur layout atau tata letak dokumen yang sedang dikerjakan. Ada beberapa hal yang harus dilakukan untuk mengatur tata letak dokumen, yaitu sebagai berikut.

a. Klik tab Page Layout.

b. Klik icon Orientation kemudian tentukan jenis orientasi halaman. Terdapat dua jenis orientasi halaman, yaitu portrait atau vertikal dan landscape atau horizontal.

Gambar 2.4 Orientasi Page Layout.

c. Atur jenis ukuran kertas yang akan digunakan dengan mengklik ikon Size yang berada di bawah ikon Orientation.

Gambar 2.5 Pilihan pengaturan untuk ukuran kertas.

d. Untuk mengatur jarak margin sesuai dengan kebutuhan, kik ikon Margin. Anda dapat menggunakan standar jarak margin yang telah disediakan dalam Microsoft Word.

Gambar 2.6 Pilihan untuk pengaturan margin.

e. Anda dapat menentukan dan mengatur sendiri jarak margin dengan mengklik tombol Custom Margins. Setelah muncul jendela dialog Page Setup, tentukan jarak margin bagian atas, bawah, kiri, dan kanan sesuai dengan kebutuhan.

Gambar 2.7 Pengaturan margin pada Page Setup.

f. Hasil cetakkan dokumen melalui printer akan sesuai dengan pengaturan yang dilakukan dalam Page Layout.

2. Pengaturan Font

Tahapan berikutnya yang perlu dilakukan ketika bekerja dengan Microsoft Word adalah mengatur setting-an terhadap format font dengan mengklik tab Home.

Perhatikan gambar berikut.

Penjelasan gambar tersebut adalah sebagai berikut.

a. Font: mengatur jenis font yang akan digunakan atau dengan menekan kombinasi tombol Ctrl + Shift + F.

b. Font size: menentukan besar ukuran font atau dengan menekan kombinasi tombol Ctrl + Shift + P.

c. Bold: untuk mencetak huruf tebal atau dengan menekan Ctrl + B.

d. Italic: untuk mencetak huruf miring atau dengan menekan Ctrl + I.

e. Underline: untuk mencetak huruf bergaris bawah atau dengan menekan Ctrl + U.

f. Font color: untuk mengatur warna font yang digunakan dalam dokumen. Secara default berwarna hitam, tetapi Anda dapat memilih warna lain sesuai dengan kebutuhan.

g. Change case: untuk mengatur format penulisan kalimat, seperti huruf awal kalimat selalu besar (Sentence case), mengecilkan semua huruf dalam kalimat (lowercase), setiap font dalam kalimat memiliki huruf besar semua (UPPERCASE), setiap awal kata font menjadi besar (Capitalize Each Word), dan mengubah huruf awal menjadi kecil jika bersifat sentence case atau sebaliknya (tOGGle CASE).

Gambar 2.9 Change Case.

h. Grow font: menambah ukuran huruf atau dengan menekan tombol Ctrl + >.

i. Shrink font: mengurangi ukuran huruf atau dengan menekan tombol Ctrl + <.

3. Pengaturan Paragraf

Paragraf merupakan sekumpulan kalimat yang disusun dengan baik dan saling berkaitan satu sama lain yang menggambarkan ide atau pokok pikiran yang disampaikan dalam bentuk kata-kata. Jenis paragraf dilihat dari jenis pokok pikiran yang diuraikan ada beberapa macam, antara lain sebagai berikut.

a. Paragraf deskriptif

Paragraf deskriptif gambaran atau ilustrasi tentang sesuatu hal seperti objek atau kondisi seseorang yang dituangkan dalam bentuk uraian kata-kata sehingga dapat mengajak pembaca untuk mengikuti alur pikiran paragraf tersebut seakan sedang menjadi pelaku dan merasakan sendiri pengalaman dalam paragraf tersebut. Ciri utama dalam uraian paragraf tersebut adalah mengilustrasikan gambaran sebuah objek, lokasi atau sebuah keadaan, merangsang panca indra pembaca untuk mengikuti alur cerita dalam paragraf, dan sering ditemukan kata-kata yang mengandung kata sifat. Jenis paragraf deskriptif dibedakan menjadi tiga seperti berikut.

1. Spatial, yaitu lebih menggambarkan tentang objek tertentu seperti ruangan, kamar, atau lokasi tertentu seperti objek wisata.

2. Subjektif, merupakan perkiraan atau tafsiran atau pendapat yang cenderung melibatkan perasaan penulis tentang objek tertentu.

3. Objektif, merupakan uraian tentang sebuah objek yang diungkapkan apa adanya sehingga mampu membawa pembaca seperti dalam keadaan sebenarnya.

b. Paragraf argumentatif

Pokok pikiran dalam paragraf jenis ini adalah uraian penulis tentang pendapat, analisis, alasan ilmiah atau ide pribadi yang bertujuan untuk memberikan keyakinan kepada pembaca sehingga terpengaruh terhadap tulisan tersebut. Karakteristik utama paragraf ini adalah mengandung uraian yang bersifat analisis, pendapat, dan kajian penulis tentang suatu hal dilengkapi data-data secara faktual yang dijabarkan secara ilmiah dan diakhiri dengan kesimpulan. Ada dua tipe paragraf argumentatif, yaitu sebagai berikut.

1. Sebab akibat, selalu diawali dengan kajian dan pendapat tentang penyebab sesuatu hal yang dibahas dalam paragraf yang mengarah pada kesimpulan secara umum.

2. Akibat sebab, berawal dari suatu masalah yang diidentifikasi sebagai akibat suatu hal yang mengerucut pada sebab-sebab yang mungkin menjadi faktor utamanya

c. Paragraf naratif

Paragraf ini menguraikan tentang sebuah cerita, kisah, kejadian maupun pengalaman pribadi secara urut dalam rentang waktu tertentu. Ciri utama dalam paragraf ini memiliki tokoh pelaku, lokasi kejadian, waktu, dan kondisi kejadian. Selain itu, dalam pemaparannya, tidak mempermasalahkan urutan waktu kejadian. Biasanya digunakan dalam karya fiksi seperti cerpen, roman, dan novel. Namun, terkadang paragraf naratif sering juga dipakai dalam karya nonfiksi, seperti cerita nyata, sejarah, perjalanan hidup maupun biografi seseorang. Naratif sendiri dapat dikelompokkan berdasarkan urutan waktu dan urutan kejadian.

d. Paragraf persuatif

Isi dari paragraf ini adalah berusaha memengaruhi pikiran pembaca dengan tujuan untuk memperoleh simpatiknya. Biasanya paragraf ini dibuat semenarik mungkin dengan tulisan dan gaya bahasa yang indah, seperti propaganda, ajakan tentang menjaga kesehatan, dan lainnya. Paragraf ini sering dibuat dalam bidang politik, pendidikan, iklan, propaganda, dan kampanye. Untuk mengatur pengaturan paragraf pada Microsoft Word, Anda dapat memilih tab Home - grup ribbon Paragraph.

Gambar 2.10 Pengaturan Paragraph.

Penjelasan gambar tersebut adalah sebagai berikut.

1. Bullets

Ikon ini digunakan untuk membuat urutan list dengan simbol list tertentu, seperti lingkaran bulat hitam, tanda centang, kubus, dan lainnya.

2. Numbering

Ikon ini yang digunakan untuk mengatur jenis list berdasarkan penomoran seperti angka, alfabet, angka romawi, dan lainnya.

3. Multilevel List

Ikon ini berfungsi membuat penomoran pada list secara bertingkat.

4. Decrease Indent

Ikon ini berfungsi mengurangi setting-an indent pada dokumen sehingga bergeser ke kiri.

5. Increase Indent

Ikon ini berfungsi menambah indent yang menyebabkan kata bergeser sebanyak satu tab ke kanan.

6. Line and Paragraph Spacing

Ikon ini berfungsi untuk mengatur jarak spasi antarbaris.

7. Show/Hide

Ikon ini berfungsi untuk menandai paragraf tertentu.

8. Paragraph

Ketika ikon ini diklik, akan tampil jendela dialog tentang konfigurasi pengaturan paragraf dalam dokumen.

Gambar 2.11 Mengatur Paragraf.

9. Sort

Ikon ini berfungsi digunakan untuk mengatur pengurutan kalimat berdasarkan urutan alfabet.

10. Justify atau Ctrl + J

Ikon ini berfungsi mengatur alignment paragraf agar secara otomatis menyesuaikan dengan lebar dokumen.

11. Align Text Right atau Ctrl + R

Ikon ini berfungsi mengatur alignment paragraf agar rata kanan.

12. Border Setting

Ikon ini berfungsi mengatur border dalam sebuah paragraf yang bisa diatur border atas, bawah, kanan dan kiri.

13. Center atau Ctrl + E

Ikon ini berfungsi mengatur alignment paragraf agar berada di tengah.

14. Shading

Ikon ini berfungsi memberikan warna background pada kalimat atau paragraf yang di-block.

15. Align Text Left atau Ctrl + L

Ikon ini berfungsi mengatur alignment paragraf agar rata kiri.

4. Mencari dan Mengganti Kata dengan Find and Replace

Saat membuat cerita atau paragraf, sering kali Anda menulis sebuah word atau kata-kata yang sama dan selalu diulang-ulang. Kadang kala, kata yang dituliskan tersebut salah atau tidak mengikuti ejaan yang sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia yang baik. Sebagai contoh, sepakbola seharusnya ditulis sepak bola. Untuk melakukannya dengan mudah dan cepat, Anda dapat menggunakan fitur Find and Replace.

Untuk menampilkan fitur tersebut dapat dilakukan dengan beberapa cara, antara lain sebagai berikut.

a. Masuk tab Home - pilih grup Editing - klik ikon Find atau Replace.

Gambar 2.12 Grup Editing.

b. Atau dengan menekan kombinasi tombol Ctrl + F untuk menampilkan jendela pencarian kata atau tombol Ctrl + H untuk mengganti kata tertentu.

Gambar 2.13 Tampilan Find and Replace.

c. Untuk mengganti kata tertentu dengan kata lain, misalnya memasak menjadi cooking, pilih tab Replace, kemudian kata memasak dimasukkan pada kotak isian Find what, dan kata cooking diketikkan pada kotak input Replace with. Selanjutnya, klik tombol Replace All untuk mengganti semua kata pada file tersebut atau klik Replace hanya mengganti pada halaman aktif tersebut.

5. Pengaturan Indentasi

Penjelasan indentasi telah disinggung pada langkah sebelumnya tentang pengaturan Paragraph. Indentasi adalah pengaturan pengetikan awal paragraf menjorok ke dalam. Setiap tombol tab ditekan, kursor akan bergeser ke kanan atau menjorok ke dalam sebanyak setengah inci atau sekitar 1,27 cm. Ada beberapa jenis tanda indentasi, yaitu sebagai berikut.

a. First Line Indent Marker

Fungsinya mengatur setiap awal paragraf selalu menjorok ke dalam.

b. Hanging Indent Marker

Fungsinya mengatur indentasi awal penulisan baris. pada setiap baris dalam paragraf setelah baris pertama diketik.

c. Left Indent Marker

Fungsinya menentukan indentasi seluruh baris paragraf termasuk baris pertama.

d. Right Indent Marker

Fungsinya menentukan indentasi jarak baris paragraf dari kanan dokumen.

Gambar 2.15 (a) Left Indent Marker dan (b) Right Indent Marker.

6. Pembuatan Tabel

Tabel terdiri atas kolom dan baris. Pertemuan antara kolom dan baris membentuk cell yang dapat diisi dengan informasi. Untuk membuat tabel dalam dokumen Microsoft Word, ikuti langkah-langkah berikut.

a. Pilih tab Insert, kemudian klik ikon Table.

Gambar 2.16 Kotak isian dalam membuat tabel.

b. Dalam contoh ini, dimisalkan akan membuat 3 baris dan 3 Takolom. Geser kursor mouse membentuk matriks 3 x 3 seperti gambar berikut.

Gambar 2.17 Menentukan jumlah baris dan kolom tabel.

c. Selanjutnya atur ukuran tabel dan isi tabel seperti format berikut.

d. Atur alignment teks dalam cell tabel seperti contoh.

e. Untuk menambah baris tabel, klik kanan - pilih Insert - Insert Rows Below untuk menambahkan baris baru yang berada di bawah cell yang dipilih. Cara lain, yaitu Anda juga bisa tempatkan kursor pada cell terakhir tabel, kemudian tekan tombol tab). Untuk menambah baris baru seperti contoh, pilih Insert Rows Above.

Gambar 2.18 Kotak isian pada Insert.

e. Hasil dari penambahan baris tabel tersebut adalah sebagai berikut.

g. Untuk menghapus cell tertentu dalam tabel, klik kanan baris yang akan dihapus, kemudian pilih Delete Cells. Pilihan Shift cells left akan menghapus cell yang berada di sebelah kiri dari kursor berada, sedangkan Shift cells up untuk menghapus cell di atas kursor berada. Adapun, opsi Delete entire row akan menghapus baris dalam tabel di mana kursor berada, dan opsi Delete entire column akan menghapus kolom dalam tabel.

Gambar 2.19 Kotak isian Delete Cells.

h. Untuk menggabungkan dua cell menjadi sebuah cell baru, klik dan drag dua atau lebih cell (block) kemudian klik kanan mouse, pilih merge cells.

i. Untuk mengubah style atau gaya tabel, Anda dapat menggunakan tempelate bawaan dari Microsoft Word. Klik tabel yang akan diubah style-nya, kemudian pada menu ribbon, pilih Design - Table Styles.

Gambar 2.20 Table Styles.

7. Menambah Header dan Footer

Fitur header dapat ditambahkan jika Anda menginginkan informasi di setiap awal halaman dokumen yang letaknya berada di atas. Adapun, fitur footer akan mengatur catatan kaki di setiap dokumen.

a. Untuk menambahkan header pilih tab ribbon Insert - kemudian klik ikon Header. Pilih tempelate yang akan digunakan, kemudian edit kontennya.

Gambar 2.21 Menambahkan Header.

b. Sementara itu, untuk menyisipkan footer pada dokumen, klik ikon Footer. Atur jenis template footer yang akan digunakan, dan edit konten footer yang diinginkan.

Gambar 2.22 Edit konten Footer pada menu Insert.

8. Membuat Macro

Macro merupakan deretan perintah-perintah dalam Microsoft Word yang ditulis menggunakan kode program Visual Basic menjadi sebuah perintah yang dapat dieksekusi secara langsung. Dengan Macro, pengguna lebih mudah dalam menjalankan rutinitas secara otomatis dan berulang-ulang. Untuk membuat Macro pada dokumen Microsoft Word, Anda dapat mengikuti langkah berikut.

a. Pada latihan ini, Anda akan membuat Macro dengan menampilkan pesan tertentu ketika sebuah dokumen dibuka pertama kali.

b. Jalankan aplikasi Microsoft Word 2010 dan simpan dengan nama file latihan makro.docx. Setelah itu, klik Menu File - pilih Options - pilih Trust Center - klik Trust Center Settings.

Gambar 2.23 Opsi Trust Center pada Word Options.

c. Aktifkan opsi Enable all macros (not recommended; potentially dangerous code can run). Centang pilihan Trust access to the VBA project object model. Untuk menyimpan hasil konfigurasi, klik OK.

Gambar 2.24 Enable Macro.

d. Pilih menu ribbon View - klik Macros.

Gambar 2.25 Klik Macros.

e. Atur Macro name dengan nama latihan1, kemudian klik

Gambar 2.26 Create Macros.

f. Selanjutnya, muncul Visual Basic Editor untuk menuliskan. kode Macro menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic. Pada Project Explorer di sebelah kiri layar, double click ThisDocument pada Project (Latihan makro).

Gambar 2.27 Klik ThisDocument.

g. Perhatikan sisi kanan layar. Terdapat area kerja penulisan kode program dalam Visual Basic. Pilih Object: Document dan Procedure: Open. Secara otomatis compiler Visual Basic akan membuat procedure baru dengan nama Document_Open(). Tujuan konfigurasi ini adalah membuat procedure program ketika dokumen latihan makro.docx akan menampilkan pesan tertentu.

Gambar 2.28 Membuat Object dan Procedure baru.

h. Tuliskan kode berikut (sesuaikan dengan contoh) di antara dua kode 'Private' dan 'End Sub'

Gambar 2.29 Menulis kode program Macros.

i. Simpan hasil coding program Macros tersebut, kemudian tutup jendela editor Macros, dan tutup dokumen Latihan makro.docx.

j. Untuk menguji bahwa Macros telah berfungsi dengan baik, buka kembali file dokumen Latihan makro.docx. Pastikan akan muncul kotak pesan ketika dokumen pertama kali dibuka.

Gambar 2.30 Menampilkan pesan dengan Macros.

9. Mencetak Dokumen

Langkah terakhir setelah Anda mengetik naskah atau paragraf sesuai dengan pekerjaan adalah mencetaknya. Untuk mencetak dokumen, ada beberapa hal yang perlu disiapkan, antara lain pastikan printer telah tersambung baik dengan komputer, sudah ter-install driver, dan dapat digunakan dengan baik. Untuk mencetak dokumen, klik tab ribbon File - Print.

Gambar 2.31 Mencetak dokumen.

Zona Aktivitas

A. Uji Pengetahuan (Nilai Pengetahuan I)

1. Apa yang Anda ketahui tentang perangkat lunak? Ada berapa jenis tipenya jika dilihat dari lisensinya?

2. Tuliskan perangkat lunak pengolah kata yang berkembang sekarang.

3. Jelaskan fungsi Macros dalam perangkat lunak pengolah kata dengan Microsoft Word.

4. Jelaskan perbedaan fungsi Delete entire row dengan Delete entire column.

5. Mengapa paragraf persuasif sering digunakan untuk pembinaan dan penyuluhan masyarakat di bidang kesehatan?

B. Praktikum (Nilai Praktik I)

1. Tugas bersifat individu.

2. Buatlah dokumen untuk menyimpan data-data siswa di kelas Anda dengan bentuk seperti berikut.

3. Selanjutnya, cetaklah dokumen tersebut.

C. Eksperimen (Nilai Proyek I)

1. Buat kelompok kecil dalam kelas.

2. Buatlah Macros dalam Microsoft Word yang menampilkan jendela pop up dengan input box untuk memasukkan nama siswa dan hasilnya ditampilkan dalam kotak pesan.

3. Kode yang perlu ditambahkan dalam Macros ketika dokumen dibuka adalah sebagai berikut.

B. Aplikasi Pengolah Angka (Microsoft Excel)

Aplikasi Excel adalah salah satu jenis perangkat lunak yang sering digunakan sebagai media membangun tabel yang di dalamnya menggunakan perhitungan antara beberapa baris atau kolom hingga membuat analisis dalam bentuk dashboard. Aplikasi ini sering dimanfaatkan bagi perusahaan skala kecil ketika melakukan rutinitas perhitungan gaji karyawan, pajak dan lainnya. Unsur utama Excel adalah cell yang merupakan perpaduan baris dan kolom.

Gambar 2.32 Menu aplikasi Excel.

Penjelasan gambar adalah sebagai berikut.

1. Quick Access Toolbar

Quick Access Toolbar merupakan kumpulan icon atau tombol shortcut yang paling sering digunakan dalam Excel tra seperti New, Open, Save, Save as dan lainnya.

2. Title

Title merupakan judul dokumen Excel atau nama file.

3. Ribbon

Ribbon merupakan deretan tab berdasarkan kategori fitur-fitur tertentu yang sudah dikelompokkan.

4. Ribbon Group

Ribbon Group merupakan kumpulan fitur-fitur yang dikelompokkan berdasarkan grup pekerjaan yang saling berhubungan seperti pengaturan font, ukuran font, warna font dalam Tab Home.

5 Formula Bar

Pada kotak ini, Anda dapat menuliskan rumus atau formula yang digunakan untuk menghitung antar-cell.

6. Cell Name

Fungsi ini menunjukkan nama cell letak kursor berada.

7. Cell

Cell merupakan perpaduan atau pertemuan antara baris dan kolom tertentu. Nama dari cell ditunjukkan pada bagan nomor 15. Sebagai contoh nama cell adalah A1.

8. Column

Column merupakan data yang tersusun dari banyak cell dari atas ke bawah dengan identitas berupa alfabet seperti A, B, dan seterusnya.

9. Row

Row atau baris adalah deretan data dalam format cell secara menyamping atau horizontal dengan identitas numerik.

10. Scroll between Worksheets

Fungsi ini digunakan untuk menggeser worksheet baik menuju ke sheet sebelum atau sesudahnya sebanyak satu kali atau langsung pindah ke sheet awal atau sheet akhir.

11. WorksSheet

WorkSheet merupakan lembar kerja dalam Excel yang secara default dimulai dari Sheet1 dan seterusnya.

12. Add New Sheet

Fungsi ini digunakan untuk menambahkan worksheet baru.

13. Normal View

Normal View Digunakan untuk menampilkan worksheet dalam mode standar yang menampilkan view cell secara tak terbatas.

14. Page Layout View

Fungsi ini menampilkan worksheet dalam bentuk per halaman berdasarkan pengaturan kertas yang digunakan.

15. Page Break View

Fungsi ini digunakan untuk melihat dan me-review tampilan worksheet sebelum menambahkan page breaks.

16. Scroll Bar

Terdapat dua macam Scroll Bar, yaitu yang bergerak vertikal dan bergerak horizontal. Kegunaan dari scroll bar adalah membantu user untuk menggeser worksheet dari atas ke bawah atau sebaliknya dan dari kiri ke kanan atau sebaliknya.

Pada saat mengoperasikan Microsoft Excel, Anda harus mengatur pada beberapa fitur-fitur berikut.

1. Mengatur Dimensi Baris dan Kolom

Dimensi ukuran tinggi (height secara default = 15.00 atau 20 pixels) baris dan lebar kolom (width, dengan default 8.43 atau 64 pixels) dalam sebuah worksheet selalu sama. Sebagai contoh, dalam praktik ini Anda akan membuat data inventaris peralatan komputer dalam laboratorium sebagai berikut.

a. Masukkan data tersebut ke dalam lembar kerja Excel.

Gambar 2.33 Data alat komputer dengan Excel.

b. Jika Anda perhatikan, lebar kolom masih terlihat standar. Ada beberapa item yang tidak dapat ditampilkan secara baik. Oleh karena itu, diperlukan pengaturan lebar kolom terlebih dahulu.

c. Anda dapat mengatur lebar kolom secara manual. Caranya dengan menempatkan kursor di garis batas kolom hingga kursor berubah menjadi tanda 2 panah. Setelah itu, geser lebar kolom sesuai ukuran.

Gambar 2.34 Menggeser lebar kolom.

d. Cara lain adalah dengan mengklik kanan kolom yang akan diubah lebarnya, kemudian pilih Column Width dan atur lebar kolom tersebut. Semakin besar angka yang diatur, semakin lebar kolom tersebut.

Gambar 2.35 Mengatur lebar kolom dengan ukuran spesifik.

e. Untuk menentukan beberapa kolom dengan lebar yang sama, block beberapa kolom tersebut, kemudian geser dengan kursor atau dengan diatur besaran angka lebarnya.

f. Namun, terkadang Anda menemukan pekerjaan yang kompleks sehingga lebar kolom harus dapat menyesuaikan secara otomatis berdasarkan konten cell- nya. Untuk mengaturnya, Anda dapat memanfaatkan fitur AutoFit Column Width.

g. Klik dan drag semua kolom yang akan diatur AutoFit.

h. Pilih tab Home - grup Format - klik AutoFit Column

Gambar 2.36 AutoFit Column Width pada kotak isian Format.

i. Jika Anda menginginkan semua baris dan kolom berubah ukurannya, Anda dapat mengklik tombol Select All Row and Column yang berada di pojok kiri atas worksheet untuk mem-block semua cell yang ada di worksheet.

Gambar 2.37 Block semua cell dalam worksheet.

j. Untuk mengatur tinggi baris dalam Excel, tekniknya sama seperti saat Anda mengatur ukuran lebar kolom.

k. Pengaturan letak isi cell dalam tabel Excel dapat Anda tentukan dengan mengatur alignment yang terdapat pada grup Alignment dalam tab Home.

Gambar 2.38 Alignment Cell.

Penjelasan gambar tersebut adalah sebagai berikut.

1. Top Allignment: mengatur posisi teks dalam cell berada di atas dari sisi vertikal.

2. Middle Allignment: mengatur posisi teks dalam cell berada di tengah dari sisi vertikal.

3. Bottom Allignment: mengatur posisi teks dalam cell berada di bawah dari sisi vertikal.

4. Left Allignment: mengatur posisi teks dalam cell berada di kiri dilihat dari sisi horizontal.

5. Center Allignment: mengatur posisi teks dalam cell berada di tengah dilihat dari sisi horizontal.

6. Right Allignment: mengatur posisi teks dalam cell berada di kanan dilihat dari sisi horizontal.

2. Mengatur Properties font dan Border tabel

Agar sebuah tabel memiliki garis pemisah dengan cell lain dalam worksheet Excel, perlu dilakukan tambahan garis yang disebut dengan border. Selain itu, pengaturan ukuran dan jenis huruf yang digunakan dalam tabel juga harus dibedakan agar pembaca mengetahui judul tabel, header tabel, dan isi tabel.

a. Sebagai contoh, latihan dari lembar kerja sebelumnya, yaitu inventarisasi peralatan dalam laboratorium komputer (lihat Gambar 2.39).

b. Tambahkan judul tabel "Daftar Inventarisasi Peralatan di Laboratorium Komputer Tahun 2018".

Daftar Inventarisasi Peralatan di Laboratorium Komputer Tahun 2018

Gambar 2.39 Tabel inventarisasi alat.

c. Lakukan merger cell dari B2 sampai F2 pada baris pertama judul tabel dan merger cell dari B3 sampai F3. Cara melakukan merger cell adalah blok cell awal (contoh B2) hingga cell terakhir (contoh F2) kemudian klik kanan - pilih Format Cells.

Gambar 2.40 Format Cells.

d. Klik tab Alignment, kemudian isikan nilai Horizontal: Center, Vertical: Center, dan centang opsi Wrap Text serta Merge cells. Selanjutnya, klik OK.

Gambar 2.41 Merge Cells pada kotak isian Format Cells.

e. Untuk menambahkan border tabel, blok seluruh area cell yang digunakan sebagai tabel. Klik kanan - pilih Format Cells - klik tab Border. Tentukan style garis yang akan digunakan. Ada pilihan tipe dash, solid, atau lainnya. Atur warna yang diinginkan. Jika Anda menginginkan semua area cell yang berada dalam tabel memiliki border, klik Outline dan klik Inside.

Gambar 2.42 Pengaturan Border tabel.

f. Untuk membedakan jenis dan ukuran font antara Judul tabel dengan header dan isi data tabel, atur properti jenis dan ukuran font sebagai berikut.

(1) Judul

Tipe font : Arial

Ukuran font : 16

(2) Header tabel

Tipe font : Arial

Ukuran font : 14

(3) Isi data tabel

Tipe font : Arial A

Ukuran font : 12

Gambar 2.43 Mengatur properti font tabel.

g. Hasil akhir bentuk tabel adalah sebagai berikut.

Gambar 2.44 Hasil akhir tabel yang diinginkan.

3. Menentukan Format Data Cells

Terkadang Anda membutuhkan data yang dimasukkan ke dalam sebuah cell tabel langsung menyesuaikan dengan format yang diharapkan. Sebagai contoh, nilai tersebut berupa nominal uang, format tanggal, karakter, desimal dan lain sebagainya. Dalam Excel, dikenal beberapa jenis format tipe data dalam cell antara lain, sebagai berikut.

a. General

General merupakan format standar dalam cell di mana cell akan memprediksi nilai yang dimasukkan. Sebagai contoh, Anda mengetikan string 12-1. Ketika Anda pindahkan kursor ke cell lainnya, akan berganti Then secara otomatis menjadi 1-Dec.

b. Number

Number merupakan tipe data numerik yang secara default menggunakan tipe desimal dengan 2 digit angka di belakang koma.

c. Currency

Currency merupakan format numerik untuk mata uang dengan simbol tertentu, sebagai contoh $ 500.

d. Accounting

Accounting Memiliki format seperti currency, tetapi dilengkapi antara simbol mata uang dan nilainya dipisahkan dengan spasi.

e. Short date

Nilai cell untuk tanggal, formatnya M/D/YYYY. Sebagai contoh Februari 5, 2018 menjadi 2/5/2018.

f. Long date

Adapun untuk tipe long date memiliki format Daily, Month DD, YYYY. Sebagai contoh, Monday, February 05, 2018.

g. Time

Time memiliki format waktu HH/MM/SS dilengkapi kode waktu AM atau PM. Contohnya 05:12:10 AM.

h. Percentage

Percentage merupakan format penulisan data 2 numerik dilengkapi dengan simbol persen (%), sebagai contoh 3%.

i. Fraction

Fraction menampilkan data dalam bentuk pecahan

j. Scientific

Scientific menampilkan formasi penulisan numerik secara ilmiah. Contohnya ketika menulis 5999 akan berubah menjadi 6.00E+03.

k. Text

Text menganggap semua masukan data dalam cell bluesebagai sebuah string biasa.

l. Special

Special digunakan dalam format data untuk blenpenulisan kode pos, nomor telepon atau social security demot number.

m. Custom

Custom merupakan jenis format data yang ingin ditentukan sendiri.

Untuk mengatur jenis format data dalam cell Anda dapat menggunakan dua cara, yaitu sebagai berikut.

1) Klik kanan cell atau kolom atau baris yang akan diatur formatnya, kemudian pilih Format cells - klik tab Number. Pada Category, tentukan jenis format yang akan digunakan, kemudian klik OK.

Gambar 2.45 Format Number.

2) Cara berikutnya adalah dengan blok cell atau kolom atau baris yang akan diatur formatnya, kemudian pada menu ribbon, klik tab Home - pilih Format data pada grup Number.

Gambar 2.46 Grup ribbon Number.

4. Mengoperasikan Worksheet

Dalam sebuah file Workbook Microsoft Excel terdapat minimal tiga worksheet, yaitu Sheet1, Sheet2, dan Sheet3. Dengan lembar kerja tersebut ada beberapa aktivitas yang dapat Anda lakukan, yaitu sebagai berikut.

a. Membuat worksheet baru

Untuk membuat lembar kerja baru, Anda dapat bysky mengklik ikon Insert Worksheet (Shift+F11).

Gambar 2.47 Insert Worksheet.

Cara kedua adalah dengan klik menu ribbon tab Home - pilih Insert Insert Sheet.

Gambar 2.48 Insert Sheet.

b. Menggeser lembar kerja ke lembar kerja lain

Untuk mengopi sebuah lembar kerja atau sheet ke sheet lain sebagai contoh, Sheet2 ke Sheet3, Anda dapat mengikuti langkah berikut.

● Tempatkan kursor mouse pada sheet name, yag kemudian klik kanan - pilih Move or Copy. Selanjutnya, tentukan lokasi sheet yang akan dipindahkan. Contohnya pada latihan ini adalah (move to end) akan menggeser posisi Sheet2 ke posisi Sheet3.

Gambar 2.49 Move or Copy.

● Metode berikutnya adalah mengklik sheet yang akan dipindah, kemudian geser ke posisi sheet yang dituju.

5. Membuat Formula atau Rumus

Kelebihan utama aplikasi Microsoft Excel adalah kemampuan melakukan penghitungan dengan rumus matematika antar-cells. Untuk menuliskan rumus atau formula dalam sebuah cell harus diawali dengan tanda sama dengan (=). Berikut adalah beberapa jenis operator matematika yang dapat digunakan dalam Excel.

Latihan membuat formula dengan Microsoft Excel sebagai berikut.

a. Jalankan aplikasi excel.

b. Isikan data pada setiap cell sesuai dengan contoh gambar.

c. Pada kolom D, isikan data sebagai berikut.

Agar nilai data pada setiap cell tidak dianggap sebagai formula, gunakan tanda petik (') supaya formula

tersebut dianggap sebagai sebuah teks biasa.

d. Pada kolom E isikan kode formula sebagai berikut.

Ketika membuat sebuah formula dengan rumus yang cukup banyak dan kompleks, perlu diperhatikan urutan proses pengerjaan yang dimulai dengan hal-hal berikut.

1) Operasi aritmetika dalam kurung.

2) Operasi yang melibatkan operator eksponen.

3) Operasi perkalian atau pembagian.

4) Operasi pengurangan atau penambahan.

Sebagai contoh:

Formula = 8+8/(4-2)*4^2

Hasilnya = 72

6. Mengopi Formula dari Cell Satu ke Cell Lainnya

Sering kali ditemukan dalam tabel yang cell satu dengan cell lainnya memiliki formula yang sama. Untuk mempersingkat waktu pembuatan rumus, Anda dapat menggunakan fitur fill handle. Cara mengopi rumus formula dapat menggunakan teknik sebagai berikut.

a. Tambahkan isian kolom tabel seperti gambar berikut.

Gambar 2.50 Tabel inventarisasi.

b. Masukkan formula pada cell G6=D6*E6

c. Klik cell G6 kemudian drag ke bawah sampai cell G8.

d. Hasilnya adalah formula yang berada di cell G6 akan terkopi dan menyesuaikan secara otomatis.

Gambar 2.51 Hasil Fill Handle.

7. Referensi Relative dan Absolute Cell

Pengertian relative reference adalah formula dalam sebuah cell yang disalin ke cell lain akan berubah nomor cell yang dioperasikannya. Sebagaimana telah dilakukan pada praktik sebelumnya menggunakan fitur fill handle. Adapun absolute cell atau referensi mutlak adalah teknik penyalinan

formula dalam sebuah cell ke cell lainnya tanpa mengalami perubahan referensi baris atau kolom. Untuk mengatur nilai referensi absolute gunakan operator berikut.

Perhatikan contoh berikut.

Gambar 2.52 Referensi mutlak.

Catatan: Anda juga dapat menggunakan referensi nilai pada lembar kerja lain. Teknik penambahannya sama, yaitu dengan menuliskan tanda sama dengan (=) kemudian klik sheet yang dituju dan klik cell yang akan dipakai sebagai referensi. Setelah itu, tekan enter.

8. Menambahkan Function

Dalam aplikasi pengolah angka dengan Excel, telah tersedia formula standar ketika melakukan penghitungan nilai dalam cells seperti berikut.

a. COUNT

COUNT digunakan untuk menghitung banyaknya cell yang dihitung.

b. SUM

SUM digunakan untuk menjumlahkan semua nilai dalam cells yang dihitung.

c. AVERAGE

AVERAGE untuk menghitung rata-rata nilai numerik dalam cells yang dihitung.

d. MEDIAN

MEDIAN digunakan untuk mencari nilai tengah.

e. MIN

MIN untuk mendapatkan nilai terkecil dari range nilai cells yang dihitung.

f. MAX

MAX untuk mendapatkan nilai terbesar dari range Joy Meg nilai cells yang dihitung, sebagai latihan, lakukan praktikin seperti di bawah ini.

1) Buat data tabel seperti gambar berikut.

Gambar 2.53 Contoh tabel daftar nilai diri siswa.

2) Cell K17 merupakan total nilai yang diperoleh siswa. Gunakan rumus =sum(E17:J17), kemudian klik cell dan nog drag ke bawah hingga cell J25.

Gambar 2.54 Membuat rumus total.

3) Pada cell L17, masukkan formula =AVERAGE(E17:J17). Salin rumus tersebut hingga cell L25.

4) Masukkan formula di cell M17 =MAX(E17:J17) dan salin rumus tersebut hingga cell M25.

5) Pada cell N17 masukkan formula =MIN(E17:J17) dan salin rumus tersebut hingga cell N25.

6) Untuk memperoleh banyaknya jumlah siswa, masukkan rumus pada cell D27 dengan formula =COUNT(A17:A25).

7) Untuk memperoleh nilai tengah dari rata-rata setiap nilai siswa, gunakan rumus =MEDIAN(L17:L25).

Hasil dari penggunaan rumus tersebut adalah seperti gambar berikut.

Gambar 2.55 Hasil penggunaan rumus nilai.

9. Function Seleksi dengan IF

Function IF memiliki kegunaan sama seperti dalam bahasa pemrograman yang pernah kita pelajari seperti Pascal, Java maupun Delphi. Dengan IF Anda dapat menyeleksi sebuah kondisi bernilai True atau False. Format penulisan IF dalam Excel adalah sebagai berikut. =IF(logical_condition, [True],[False])

Contoh:

Cell B5=IF(E10<=80, "A","B")

Jika nilai di cell E10-85, hasil yang diperoleh adalah A.

Gambar 2.56 Membuat Function IF.

Jika kondisi yang dibandingkan lebih dari satu, diperlukan struktur penyeleksian IF lebih dari satu juga. Sebagai contoh, jika nilai lebih besar atau sama dengan 80 mendapatkan nilai A tetapi jika kurang dari 80 mendapatkan nilai B. Rumus yang dapat digunakan adalah sebagai berikut. =IF(L17>=80,"A",IF(L17<80,"B"))

10. Mengurutkan Data dengan Sorting

Pada saat data yang dimasukkan dalam tabel bertambah banyak dan besar ukuran file-nya, Anda akan mengalami kesulitan ketika melakukan pengurutan data berdasarkan kondisi tertentu. Pengurutan data ini berdasarkan kolom tertentu, dengan nilai yang dibandingkan dapat berupa teks atau numerik. Perhatikan. contoh berikut.

a. Buka kembali latihan sebelumnya, file Excel yang menyimpan daftar nilai siswa TKJ.

b. Blok semua cell mulai dari B17 sampai 025.

Gambar 2.57 Memblok semua Cell.

c. Klik tab menu ribbon Data - pilih Sort.

d. Setelah muncul jendela dialog Sort, tentukan kotak isian Sort by: Column K dengan nilai Order Largest to Smallest. Tujuan dari pengaturan ini adalah menentukan urutan peringkat siswa berdasarkan besarnya total nilai yang diperoleh.

Gambar 2.58 Mengatur value sort.

e. Hasil dari sorting tersebut adalah seperti gambar berikut.

Gambar 2.59 Hasil sorting.

11. Memfilter Data Tabel

Banyaknya data yang dimasukkan dalam tabel membuat sulitnya mencari data tertentu sehingga diperlukan fitur filter yang mempermudah proses pencarian data. Microsoft Excel telah menyediakan fitur filtering data. Untuk membuat filtering data, ikuti langkah-langkah berikut.

a. Buka kembali file Daftar Nilai Siswa TKJ yang telah dibuat sebelumnya.

b. Blok semua cells yang menjadi nama kolom dalam tabel.

c. Pilih tab menu ribbon Data - klik Filter.

Gambar 2.60 Memfilter data.

d. Hasilnya adalah sebagai berikut.

Gambar 2.61 Hasil filter data.

12. Freeze Panes And View Options

Agar header atau judul kolom dalam tabel tidak ikut bergeser ketika data tabel di-scroll ke bawah tidak kelihatan, Anda dapat membuatnya menjadi statis dan tidak bergeser dengan membuat freeze panes. Ikuti langkah-langkah berikut.

a. Untuk praktikum, buka kembali pada file yang menyimpan daftar inventarisasi peralatan yang telah dibuat sebelumnya.

b. Sorot baris 6 di bawah header atau judul kolom tabel.

c. Klik menu ribbon View - pilih ikon Freeze Panes - Freeze Panes.

Gambar 2.62 Freeze Panes.

d. Hasilnya adalah ketika scrollbar digeser ke bawah, maka header tabel tetap berada di posisinya.

Gambar 2.63 Header Freeze Panes.

Untuk membagi jendela kerja Microsoft Excel, Anda dapat membuat window baru dengan mengklik tab View - New Window.

Gambar 2.64 Menu View Options.

13. Membuat Pengelompokan dengan Group dan Subtotal

Data yang dimasukkan dalam tabel Excel terkadang sangat banyak. Ketika Anda melakukan sorting atau filtering, sebenarnya sudah memberikan cukup bantuan untuk mencari data tertentu. Namun, terkadang dalam sebuah perusahaan memerlukan sebuah cara untuk menganalisis data, misalnya banyaknya retur barang yang terjual dalam waktu tertentu. Oleh karena itu, diperlukan sebuah metode grouping untuk mengelompokkan data tertentu. Dalam praktik ini akan diberikan contoh tentang metode Grouping dan Subtotal.

a. Buat file Excel dengan tampilan data sebagai berikut.

Gambar 2.65 Data Toko Komputer.

b. Blok dari baris 6 sampai baris 10.

c. Klik menu ribbon tab Data - klik Group.

Gambar 2.66 Menu Grouping.

d. Buat subtotal dengan klik Subtotal. Pada kotak input At each change in pilih kolom Nama, Use Function: Sum, Metode Add subtotal to: Retur. Selanjutnya, klik OK.

Gambar 2.67 Daftar isian pada Subtotal.

e. Hasil dari pengaturan Group dan Subtotal adalah sebagai berikut.

Gambar 2.68 Hasil Grouping dan Subtotal.

14. Membuat Grafik

Grafik adalah sebuah visualisasi dari data yang diwujudkan dalam bentuk gambar bangun ruang seperti lingkaran, batang, dan lainnya sebagai bentuk informasi tentang statistik sebuah keadaan seperti stok barang, jumlah siswa, dan kemajuan progress absensi. Untuk membuat grafik, ikuti langkah-langkah berikut.

a. Buat sebuah file Excel baru dengan nama grafik.xlsx dengan data sebagai berikut.

Gambar 2.69 Membuat data grafik.

b. Blok cell C6 sampai cell F10. Pilih menu ribbon pada tab Insert pilih Group Ribbon Chart - klik Column - pilih 2-D Column.

Gambar 2.70 Klik Column.

c. Hasil dari pembuatan grafik dengan bentuk batang (bar) 2 dimensi dari data tersebut ditunjukkan seperti gambar berikut.

Gambar 2.71 Grafik batang dua dimensi.

d. Untuk menambahkan judul atau Chart Title pada grafik, klik grafik terlebih dahulu, kemudian klik tab ribbon Layout - klik Chart Title - Centered Overlay Title.

Gambar 2.72 Add Chart Title.

e. Edit judul grafik menjadi "Data Stok Toko Komputer Jaya".

Gambar 2.73 Membuat judul grafik.

Penjelasan:

1. Chart Title adalah judul grafik.

2. Legend merupakan identitas setiap data yang ditampilkan dalam bentuk data series (dapat berupa batang, titik, atau lingkaran).

3. Horizontal Axis adalah bagian mendatar sebuah grafik yang menampilkan data utama yang dilakukan pengukuran dan ditampilkan datanya dalam bentuk series.

4. Data Series adalah visualisasi dalam bentuk batang, titik-titik, atau potongan lingkaran dalam grafik yang merepresentasikan sebuah nilai data setiap legend yang ditampilkan.

5. Vertical Axis adalah sumbu x atau data vertikal mad yang menggambarkan jumlah dalam besaran numerik sebagai titik pengukuran setiap data series.

15. Mengubah Style Grafik

Untuk mengubah model grafik yang ditampilkan dalam Excel, klik grafik - pilih tab ribbon Design Change Chart Type kemudian tentukan pilihan tema grafik yang akan digunakan. Contohnya dalam bentuk pie.

Gambar 2.74 Grafik bentuk pie.

Adapun, untuk mengubah elemen dan layout grafik, Microsoft Excel telah menyediakan fitur yang lengkap dalam grup tab ribbon Design dan Layout.

Sementara itu, untuk menambahkan elemen data series dan legend dalam grafik, klik kanan grafik - Select Data atau pilih tab ribbon Design - klik Select Data. Selanjutnya, tentukan kolom atau baris data dalam tabel yang akan diubah.

Gambar 2.75 Select Data.

16. Membuat Conditional Formating

Dengan visualisasi grafik, informasi yang ditampilkan merupakan hasil akhir yang biasanya merupakan pengolahan data statistik yang telah dianalisis dan berupa persentase data. Bagi user yang memiliki jabatan level atas atau top management seperti Direktur Utama atau Komisaris sebuah perusahaan, hanya membutuhkan data statistik dalam bentuk grafik. Namun, bagi user yang berada ditingkat staf atau manajemen tingkat menengah, detail data menjadi sangat penting untuk dilakukan analisis.

Sebagai contoh, seorang guru yang membutuhkan data nilai siswa yang belum memenuhi nilai KKM (Kriteria Ketuntasan Minimal). Dalam Microsoft Excel menyediakan fitur Conditional Formatting yang men-support pola tertentu dari deretan data cell dalam bentuk warna sehingga sangat membantu dalam memberikan visualisasi dan pembedaan secara grafis sehingga memudahkan pembacaan data.

Dalam latihan ini, akan membuka kembali file latihan tentang data nilai siswa TKJ yang telah dibuat sebelumnya. Ikuti langkah-langkah berikut.

a. Buka file data nilai siswa yang dibuat sebelumnya.

Gambar 2.76 Membuka file data nilai siswa.

b. Pilih dan blok cell dari cell E17 sampai cell J25.

c. Pilih tab ribbon Home - Conditional Formatting - Highligt Cells Rules - Less Than.

Gambar 2.77 Klik Conditional Formatting.

d. Dalam latihan ini, Anda akan membuat pembedaan warna bagi siswa yang nilainya di bawah KKM, yaitu 78 dengan tampilan warna merah.

e. Isikan nilai 78 sebagai conditional formatting, pilih Highlight Cells Rules - Less than... kemudian with custom format.., atur nilai warna background berwarna merah. Klik OK untuk menyimpan hasil konfigurasi tersebut.

Gambar 2.78 Pengaturan Less Than.

f. Output yang ditampilkan setelah dikonfigurasi Conditional Formatting yang nantinya pada cell dengan nilai kurang dari 78 akan berwarna merah. Dari data tabel tersebut ternyata ada 5 orang siswa yang memiliki nilai ulangan harian kurang dari 78 sehingga diperlukan remidi atau perbaikan.

Gambar 2.79 Conditional Formatting.

Zona Aktivitas

A. Uji Pengetahuan (Nilai Pengetahuan II)

1. Tuliskan langkah-langkah membuat file baru dalam Microsoft Excel.

2. Apa peran penting Microsoft Excel jika digunakan dalam proses bisnis perusahaan berbasis makanan? Tuliskan alasan Anda.

3. Bagaimana caranya membuat grafik menggunakan Excel dalam sebuah data tabel? Tuliskan secara singkat.

4. Berapakah tinggi default untuk sebuah baris (row) dalam Excel?

B. Praktikum (Nilai Praktik II)

Tugas bersifat individu.

1. Buatlah tabel yang berisikan data seperti di bawah ini.

2. Ketentuan:

● Rumus kolom I pada header tabel Nabs = jumlah kehadiran (kolom J) dibagi 14 dikalikan 100.

● Rumus kolom K pada header tabel INtgs= rata-rata nilai tugas harian yang berada pada baris 5.

● Rumus kolom N pada header tabel akhir = 15% kehadiran + 20% nilai tugas + 25% nilai UTS + 40% nilai UAS.

● Pada kolom O dengan nama header tabel Indeks memiliki fungsi seleksi dengan IF sebagai berikut.

a. Nilai akhir lebih kecil atau sama dengan 40 mendapatkan Indeks E

b. Nilai akhir lebih besar dari 40 dan lebih kecil atau sama dengan 55 mendapatkan Indeks D

c. Nilai akhir di atas 55 dan maksimal 67 mendapatkan Indeks C

d. Nilai akhir di atas 68 dan maksimal 79 mendapatkan Indeks B

e. Di atas 79 mendapatkan indeks A

3. Hasil yang ditampilkan adalah sebagai berikut.

C. Eksperimen (Nilai Proyek II)

Buat condition format untuk nilai harian di bawah 79 dengan warna kuning, dan di atas 79 dengan warna biru.

C. Teknik Presentasi dengan PowerPoint

Kenapa kita harus mempelajari perangkat lunak pengolah kata, kemudian pengolah angka? Supaya jika kita bekerja dalam sebuah tim organisasi atau perusahaan, setiap saat kita siap untuk selalu berhubungan dengan pembuatan dokumen atau laporan, baik yang bersifat cetak kertas maupun dalam bentuk digital seperti pengiriman e-mail. Sebuah rutinitas pekerjaan pasti selalu berhubungan dengan nilai data yang berbasis numerik, frekuensi data, range data, rata-rata, guna memperoleh informasi penting bagi perusahaan. Sebagai contoh, frekuensi penjualan alat komputer apa yang paling sering dibeli cleh klien dalam sebuah toko komputer? Tentu hal tersebut membutuhkan data rekapan baik secara detail maupun dalam bentuk grafik yang telah disediakan oleh aplikasi Microsoft Excel.

Data-data yang telah diolah sedemikian rupa pasti akan memberikan informasi tertentu yang kelak akan berguna untuk membantu memberikan pertimbangan bagi top management dalam mengambil keputusan. Biasanya setiap akan mengambil keputusan, setiap divisi atau departemen dalam perusahaan atau organisasi selalu mengadakan rapat yang berisi diskusi tentang pemaparan hasil kerja dan analisa data. Pemaparan hasil kerja atau analisa data sering disebut sebagai presentasi.

Jadi, presentasi bisa digambarkan sebagai teknik penyajian atau penyampaian suatu masalah, hasil gagasan, ide, karya inovatif, informasi yang dimiliki oleh seseorang kepada orang lain dalam sebuah forum. Tujuan presentasi ini adalah memberikan wawasan tentang informasi yang dimiliki agar diketahui orang lain agar ikut memahami dan terpengaruh terhadap materi penyajian. Presentasi bisa dilakukan dengan metode ceramah secara langsung atau tidak langsung. Secara langsung memiliki pengertian penyajian materi dilakukan secara tatap muka di depan audience sehingga bisa melakukan interaksi secara langsung. Adapun metode presentasi tidak langsung bisa dilakukan menggunakan remote system, youtube online, skype, atau model teleconference lainnya.

Orang yang melakukan presentasi disebut sebagai presenter, sedangkan yang menjadi pendengar atau menghadiri acara presentasi disebut sebagai audience. Biasanya teknik penyajian presentasi menggunakan media interaktif seperti aplikasi Microsoft PowerPoint.

Jenis-jenis presentasi dapat dibedakan menjadi beberapa macam, antara lain sebagai berikut.

1. Impromptu

Jenis presentasi ini disajikan oleh presenter tanpa persiapan apapun. Kondisi sering ditemukan pada beberapa orang yang menghadiri diskusi tanpa ada agenda memberikan presentasi.

2. Manuscript

Jenis presentasi ini dilakukan dengan menggunakan naskah sebagai acuannya.

3. Memoriter

Presentasi yang dilakukan tanpa membaca teks atau naskah, karena berdasarkan hafalan naskah.

4. Ekstempore

Jenis presentasi yang presenternya telah mempersiapkan dengan baik materi yang akan disajikan beserta media pendukungnya.

Tujuan suatu presentasi diantaranya sebagai berikut.

1. Memberikan daya tarik bagi peserta presentasi.

2. Menstimulus konsentrasi, minat, dan interaksi peserta terhadap materi yang disajikan.

3. Menciptakan suasana presentasi yang nyaman dan interaktif.

4. Mampu memengaruhi pikiran peserta untuk mengikuti alur

materi dari awal sampai akhir. Materi yang disampaikan dalam presentasi seharusnya memiliki beberapa syarat agar dapat diterima dengan baik oleh peserta atau audience seperti berikut.

1. Bersifat memberikan informasi baru dan menarik bagi peserta.

2. Dapat memberikan keyakinan terhadap kebenaran materi yang disajikan.

3. Agar diterima dengan mudah oleh peserta, sebaiknya dalam penyajian menggunakan sikap yang baik dan persuasif agar peserta dapat terpengaruh dan memahami serta mengikuti alur materi.

4. Memberikan wawasan baru serta menjadi inspirasi bagi peserta.

5. Gunakan metode yang baik dalam pemaparan dan menghibur agar tercipta kondisi diskusi yang ramah.

Ketika membuat presentasi hendaknya memperhatikan beberapa hal berikut.

1. Tentukan tema pokok materi yang akan disajikan.

2. Gunakan metode alur materi yang singkat, padat, dan jelas.

3. Alur materi yang disajikan harus urut dan teratur.

4. Sebaiknya menggunakan media interaktif seperti gambar, video, suara untuk memperjelas dan menarik perhatian

5. Hendaknya setiap slide mengandung sebuah tema sub materi dengan jelas.

6. Penataan letak huruf, kata, dan gambar hendaknya memperhatikan unsur warna, ergonomika dan estetika.

Agar materi presentasi yang disampaikan dapat diterima dengan baik, perlu diperhatikan beberapa hal berikut.

1. Bagi presenter dianjurkan berpenampilan menarik dan sopan.

2. Mempersiapkan diri dengan menguasai materi yang akan disajikan.

3. Persiapkan materi pendukung seperti gambar, video, dan file lain yang dibutuhkan.

4. Dalam berbicara, sebaiknya menggunakan intonasi nada yang jelas, santai, dan diikuti gerakan tubuh untuk menguatkan penjelasan materi.

5. Hendaknya menciptakan suasana humoris seperti selingan lucu namun dalam batas norma kesopanan untuk membuat kondisi lebih santai.

6. Memberikan kesempatan untuk sesi tanya jawab.

7. Penyampaian presentasi harus selalu memperhatikan waktu yang diberikan.

Microsoft PowerPoint adalah salah satu jenis perangkat lunak yang paling sering digunakan untuk menyajikan materi presentasi.

Gambar 2.80 Tampilan menu PowerPoint 2010.

Penjelasan bagian-bagian layar kerja Micosoft PowerPoint adalah sebagai berikut.

1. Quick Access Toolbar

Quick Access Toolbar merupakan kumpulan ikon yang menjadi shortcut fitur PowerPoint yang paling sering digunakan seperti Save, Save as dan lainnya.

2. File Name

File Name merupakan judul atau nama file yang dibuka oleh PowerPoint.

3. Ribbon Menu Tab

Fungsi ini berisi kumpulan tab yang berisi ikon-ikon fitur kerja yang disediakan oleh PowerPoint yang telah dikelompokkan berdasarkan jenis fungsinya.

4. Scroll Bar

Scroll Bar berguna untuk menggeser posisi slide ke atas atau ke bawah.

5. Zoom

Zoom berfungsi untuk mengatur besar skala tampilan slider.

6. Slide Show Tool

Slide Show Tool menampilkan hasil design slide secara penuh pada layar untuk mulai dipresentasikan.

7. Reading View

Reading View menampilkan mode normal ketika slide sedang didesain dan meng-hide tambahan perintah atau sisipan file design lainnya.

8. Slide Sorter

Mode view slide dalam bentuk lebih kecil sehingga memudahkan ketika melakukan review atau menganalisis design slide yang dikerjakan.

9. Normal View

Normal View menampilkan slide dalam kondisi default dengan menyertakan panel navigasi.

10. Theme Name

Theme Name menampilkan nama tema PowerPoint.

11. Slide Number

Slide Number menampilkan nomor halaman slide yang sedang dikerjakan/diakses saat ini.

12. Slide Navigation

Slide Navigation dapat digunakan sebagai panduan ketika bekerja dengan slide presentasi, menunjukkan letak slide presentasi yang sedang dikerjakan, dan dapat digunakan untuk menambah, memindahkan serta menghapus slide tertentu.

13. Slide Area Design

Area slide yang dapat didesain dengan berbagai media dapat disisipkan, didesain, dan dikerjakan seperti teks, gambar, audio, dan video serta animasi.

14. Side Ruler

Side Ruler sebagai panduan arah dan ukuran secara vertikal ketika mendesain objek yang diletakkan pada area slide.

15. Top Ruler

Top Ruler sebagai panduan arah dan ukuran secara horisontal ketika mendesain objek yang diletakkan pada area slide.

Sebagai latihan, Anda akan membuat sebuah slide presentasi tentang materi Pemrograman Dasar dengan Java:

1. Buka aplikasi Microsoft PowerPoint terlebih dahulu.

2. Simpan dengan nama Pemrograman Java 2.pptx.

3. Tentukan template desain yang akan dipakai dengan memilih ribbon tab Design - Themes - Newsprint.

Gambar 2.81 Pengaturan template presentasi.

4. Carilah gambar ikon pemrograman Java di internet. Simpan

5. gambar tersebut sebagai ikon utama dalam presentasi. Agar penataan objek dalam slide lebih rapi dan sesuai ukuran, Anda dapat menggunakan grid dengan memilih ribbon View - Show - centang opsi Gridlines.

Gambar 2.82 Enable Grid Option.

6. Beri judul presentasi "Pemrograman Dasar" dan subtitle "Mengenal Variabel dalam Java oleh Siswa SMK".

7. Tambahkan footer pada slide presentasi dengan klik ribbon Insert - Header & Footer. Aktifkan opsi Date & time dan pilih Update automatically untuk menampilkan tanggal yang berlaku saat ini sesuai dengan sistem waktu pada komputer. Centang opsi Footer untuk menambahkan catatan kaki pada slide, kemudian isikan pada kotak isian "Mengenal Variabel dalam Java". Centang checkbox "Don't show on title slide" untuk mencegah footer ditampilkan pada halaman awal presentasi. Klik "Apply to All" untuk menerapkan konfigurasi tersebut pada semua halaman presentasi.

Gambar 2.83 Menambahkan footer pada slide.

8. Sisipkan gambar ikon Java yang telah diunduh tadi. Tempatkan di atas Judul Presentasi dengan mengklik ribbon Insert Picture. Selanjutnya, tentukan lokasi penyimpanan gambar tadi. Sesuaikan posisinya (lihat contoh pada gambar).

Gambar 2.84 Menyisipkan gambar.

9. Untuk menambahkan halaman slide baru, klik kanan slide presentasi kemudian pilih New Slide atau dengan menekan kombinasi tombol Ctrl + M.

10. Untuk mengatur layout slide master, klik ribbon View - Slide Master. Pada slide master halaman ketiga, geser text box Title Style ke atas, sesuaikan ukuran font, dan tempatkan pada area background header berwarna merah. Ubah warna font menjadi putih agar lebih kelihatan warna font-nya (lihat contoh gambar). Selanjutnya, ubah ukuran text box area tempat konten presentasi akan ditempatkan, sesuai dengan ukuran halaman presentasi sehingga mampu menampung banyak objek dalam halaman tersebut.

11. Jika telah selesai, tutup pengaturan Slide Master tersebut dengan mengklik tombol Close Master View.

12. Kembali lagi pada halaman design slide presentasi. Pada judul halaman berilah nama "Source Code file namaku.java". kemudian pada area text tuliskan kode progam java sebagai berikut.

13. Tampilan slide halaman presentasi adalah sebagai berikut.

Gambar 2.86 Tampilan design slide.

14. Anda dapat mengubah source code program java tersebut sesuai dengan kebutuhan.

15. Selanjutnya, compile dan capture hasilnya (menggunakan aplikasi capture seperti FastStone Capture) dan tempelkan pada slide berikutnya.

Gambar 2.87 Menambahkan gambar pada slide ketiga.

16. Untuk memberikan efek transisi sebagai animasi ketika halaman slide dipindah atau digeser menuju halaman slide berikutnya pada saat presentasi dijalankan, klik tab ribbon Transitions dan pilihlah jenis efek transisi yang akan digunakan. Dalam contoh ini menggunakan efek Random Bars, kemudian klik Apply To All.

Gambar 2.88 Menambahkan efek transisi slide.

Jenis efek transisi ketika berpindah halaman slide terbagi menjadi tiga kategori yaitu sebagai berikut.

● Subtle sebagai efek paling sederhana.

● Exciting memiliki tingkat efek yang lebih banyak di bandingkan subtle

● Dinamic content hanya memberikan efek pada placeholder dalam slide sehingga tidak mempengaruhi efek pergerakan halaman slide

17. Agar presentasi yang ditampilkan lebih menarik, Anda dapat menambahkan animasi pada objek dalam placeholder yang dipilih. Jenis animasi sendiri dapat dikategorikan menjadi empat jenis, antara lain sebagai berikut.

● Motion paths, membuat animasi seolah teks atau objek bergerak mengikuti alur bangun ruang atau dapat Anda buat sendiri secara custom seperti bentuk garis/lines, bentuk lainnya (Shapes).

● Emphasis, memberikan efek animasi pada objek atau teks ketika mouse diklik, seperti spin, teater, grow atau shrink.

● Exit, memberikan efek objek seolah keluar dari slide seperti fly in, fade, dan float in. Entrance, membuat seolah teks atau objek seperti sedang memasuki halaman slide seperti split, grow, dan turn.

Sebagai contoh, pilih slide halaman ketiga yang dibuat tadi. Klik gambar hasil capture tersebut. Masuk pada tab ribbon Animations - pilih Float In.

Gambar 2.89 Menyisipkan animasi objek.

18. File dalam bentuk video dapat Anda tambahkan pada slide presentasi. Tambahkan halaman slide baru, klik tab ribbon Insert - Video - Video from file. Pilih file video tentang pengenalan variabel dalam pemrograman java, sebagai contoh dapat di-capture dari praktik compile file namaku.java menggunakan FastStone Capture.

Gambar 2.90 Menyisipkan video file.

19. Slide yang telah disisipkan file video tersebut dapat disertai dengan media audio untuk menarik perhatian audience. Pilih tab ribbon Insert - Audio - Audio from file.

Gambar 2.91 Menyisipkan audio file.

20. Untuk menjalankan hasil desain presentasi, klik ikon SlideShow yang berada di bawah area design slide atau menekan tombol keyboard F5. Selain fitur play slide tersebut, kita juga dapat menggunakan shortcut icon fitur pada ribbon Slide Show sebagai berikut.

a. From Beginning digunakan untuk menjalankan presentasi dari slide halaman pertama.

b. From Current Slide digunakan untuk menjalankan presentasi dari slide halaman yang sedang diakses.

c. Broadcast Slide Show digunakan untuk broadcast presentasi melalui web browser dengan pengguna lainnya

d. Custom Slide Show digunakan untuk menentukan jenis presentasi dan halaman yang akan dijalankan.

Keberhasilan dalam melakukan presentasi dengan media aplikasi PowerPoint harus mengacu pada beberapa hal, yakni sebagai berikut.

1. Teknik penentuan tema yang diangkat, judul pokok dan sub-sub judul yang dituangkan dalam setiap halaman slide.

2. Dalam penyusunan objek di setiap halaman slide hendaknya selalu memperhatikan karakter penyaji dan pendengar (secara etika), sesuai dengan bukti lapangan, dapat diterima akal dan logika, serta mampu membawa perasaan dan emosi pada audience untuk tertarik dan selalu mengikuti dari awal hingga selesai.

3. Setiap informasi yang ditulis dalam slide harus singkat, jelas, dan biasakan lengkapi dengan gambar atau animasi untuk lebih menarik perhatian. Namun dengan tekstual singkat dalam slide, metode penyajiannya harus menggunakan analogi dan cerita yang dapat memperjelas materi tersebut.

4. Buatlah slide tersebut dalam bentuk sesederhana mungkin, tidak terlalu kompleks sehingga mudah dibaca dan dipahami poin-poin penting yang disampaikan.

5. Konsistensi dalam desain presentasi sangat diperlukan.

6 Visualisasi dan kombinasi warna harus disesuaikan dengan background slide, ukuran font, faktor keindahan, dan layout

Zona Aktivitas

A. Uji Pengetahuan (Nilai Pengetahuan III)

1. Tuliskan definisi tentang presentasi?

2. Tuliskan empat jenis presentasi yang Anda ketahui!

3. Apa saja syarat yang harus dipersiapkan agar materi penyajian dapat diterima oleh audience?

4. Ketika melakukan presentasi, tema yang dibicarakan harus dapat diterima, disimak, dipahami, dan diikuti oleh para audience. Langkah apa saja yang dapat diterapkan untuk mencapai hal tersebut?

5. Jelaskan teknik menyisipkan audio file dalam presentasi.

B. Praktikum (Nilai Praktik III)

Buat kelompok dengan anggota maksimal tiga siswa. Buat pemaparan tentang sekolah Anda. Lengkapi dengan beberapa jenis media dan animasi seperti berikut.

1. Alamat sekolah.

2. Struktur organisasi sekolah.

3. Gambar lingkungan sekolah.

4. Video kegiatan sekolah, dan animasi lainnya.

C. Eksperimen (Nilai Proyek III)

Dari desain presentasi tentang sekolah Anda, lakukan perubahan pada slide master dengan mendesain sendiri tata letak dan gambar background, kemudian presentasi kembali di depan kelas.

Rangkuman

1. Microsoft Word adalah salah satu jenis aplikasi pengolah kata yang dapat digunakan untuk menyimpan dokumen secara digital maupun dicetak pada kertas.

2. Dengan aplikasi Excel, Anda dapat memanfaatkannya sebagai perangkat lunak yang membantu perhitungan data dalam jumlah banyak. Kelebihan lain dari Excel adalah fitur standar formula, link, dan membuat makro.

3. Presentasi adalah teknik pemaparan ide atau gagasan, bukti ilmiah, fakta atau pendapat seseorang melalui media tertentu. Salah satu aplikasi yang dapat digunakan adalah PowerPoint.

Ulangan Akhir Bab 2

A. Pilihlah salah satu jawaban yang tepat.

1. Apabila Anda ingin mengetikkan huruf lain, maka harus menekan kombinasi beberapa tombol secara bersamaan, merupakan karakteristik dari jenis keyboard....

a. chord

b. qwerty

c. dvorak

d. klockberg

e. alfabetik

2. Perhatikan gambar berikut.

Menu Microsoft Word yang berguna untuk mengatur skala tampilan dokumen ketika dikerjakan ditunjukkan pada nomor ...

a. 1

b. 2

c. 3

d. 4

e. 5

3. Ikon-ikon yang berada di pojok kiri atas pada Microsoft Word yang berfungsi sebagai short utama fitur-fitur yang sering digunakan ketika bekerja dengan dokumen adalah....

a. ruler

b. word count

c. layout type

d. zoom control

e. quick access toolbar

4. Banyaknya jumlah huruf yang telah diketik dalam sebuah dokumen dapat dilihat secara visual pada layar dokumen Microsoft Word. Fungsi tersebut dapat dilihat pada ikon...

a. ruler

b. word count

c. layout type

d. zoom control

e. quick access toolbar

5. Untuk mengatur margin dalam Microsoft Word dengan ukuran Top: 4 cm, left: 4 cm, right: 4 cm, dan bottom: 3 cm, mode margin yang tepat adalah....

a. custom margins

b. moderate

c. mirrored

d. narrow

e. normal

6. Perhatikan gambar berikut.

Ikon yang berfungsi untuk mengatur huruf pada teks menjadi miring adalah ....

a. a

b. b

c. c

d. d

e. e

7. Kombinasi tombol keyboard yang dapat digunakan untuk mengatur jenis font pada Microsoft Word adalah ....

a. Ctrl + B

b. Ctrl + F

c. Ctrl + I

d. Ctrl + N

e. Ctrl + Shift + F

8. Untuk mengganti sebuah kata dengan kata yang lain, misalnya SMK menjadi sekolah dalam Microsoft Excel, tombol kombinasi pada keyboard yang tepat adalah ....

a. Ctrl + F

b. Ctrl + H

c. Ctrl + N

d. Ctrl + x

e. Ctrl + Shift + N

9. Mencetak dokumen yang telah dibuat pada aplikasi Microsoft Word menggunakan kombinasi tombol adalah ....

a. Ctrl + N

b. Ctrl + P

c. Ctrl + x

d. Ctrl + Shift + N

e. Ctrl + Shift + P

10. Jenis presentasi yang dilakukan secara mendadak tanpa persiapan apapun adalah jenis presentasi...

a. manuscript

b. impromptu

c. memoriter

d. ekstempore

e. media interaktif

B. Jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut dengan benar.

1. Tuliskan dan jelaskan jenis-jenis paragraf yang Anda ketahui ketika membuat karangan cerita?

2. Apa perbedaan fungsi kombinasi tombol Ctrl + F dan Ctrl + H dalam Excel?

3. Jelaskan perbedaan tipikal presentasi manuscript dengan ekstempore?

4. Jelaskan langkah-langkah membuat Macro pada Excel.

5. Tuliskan dan jelaskan karakteristik presentasi yang baik ketika menyajikan materi.

C. Praktik

Buatlah presentasi yang memaparkan teknik pembuatan macro dalam Excel, lengkapi dengan gambar capture-an dan video tutorialnya.